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Un guide étape par étape pour les équipes de vente

Lorsque je suis à court d’un de mes produits ménagers préférés, je visite le site Web d’Amazon. Là, je recherche l’article dont j’ai besoin, l’ajoute à mon panier et me dirige vers « Commander ».

Ensuite, je suis invité à commencer le traitement de ma commande en remplissant mes informations d’expédition, de facturation et de paiement. Une fois terminée, la commande continue à être traitée ou à parcourir le cycle de commande à encaissement (O2C) – également connu sous le nom de commande au processus d’encaissement – pendant que je vaque à mes occupations quotidiennes.

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Qu’est-ce que l’O2C ?

Pourquoi le processus de commande à encaissement est-il important ?

Le cycle de la commande à l’encaissement est un élément essentiel du fonctionnement de votre entreprise – il a un impact sur vos revenus, vos interactions avec vos clients, les taux de fidélisation de la clientèle et la croissance globale. Voici quelques exemples précis qui expliquent l’importance du cycle commande-encaissement.

En optimisant le cycle de la commande au paiement, vous pouvez :

  • Simplifiez le processus d’achat de vos clients
  • Réduisez le délai de traitement des commandes pour vos clients
  • Minimiser le besoin d’intervention d’un représentant du service client
  • Exécutez les commandes avec précision la première fois qu’elles sont passées
  • Exécuter les commandes en temps opportun pour les clients
  • Assurer une conversion rapide des créances et des encaissements pour les clients
  • Éviter la ressaisie des informations de commande et de formulaire
  • Prouvez aux clients que votre entreprise est professionnelle et que vous appréciez leur temps
  • Évitez les commandes en souffrance et assurez-vous d’avoir suffisamment de produit
  • Améliorez vos rapports de données et l’exactitude des enregistrements au fil du temps

Maintenant que vous comprenez mieux les raisons pour lesquelles vous devriez donner la priorité à votre cycle OTC, examinons les sept étapes de ce processus et ce que chacune implique.

Processus de commande à encaissement

Avant de nous plonger dans les sept étapes du cycle de la commande au paiement, jetez un œil à ce visuel pour avoir une meilleure idée de ce à quoi ressemble le processus.

organigramme du processus de commande à l'encaissement

Étapes du processus de commande à encaissement

1. Recevoir la commande

Dès qu’une commande est passée, votre système de gestion des commandes en ligne (OMS) – tel que Shopify ou WooCommerce – vous en informera.

En fonction de votre OMS, des personnes, des équipes et des systèmes spécifiques seront informés d’une commande dès qu’elle sera soumise par un client. Ensuite, le reste du processus de commande à encaissement peut commencer.

Noter: Votre OMS peut se connecter à votre CRM (similaire à la façon dont Shopify et WooCommerce s’intègrent au HubSpot CRM). Cela vous permet de gérer tous les aspects de votre entreprise en contact avec les clients à partir d’un emplacement central.

2. Gérer le paiement client

Ensuite, gérez le paiement de votre client en fonction de la méthode qu’il a choisie d’utiliser (par exemple, crédit, débit, PayPal).

Votre système de commerce électronique vous aidera également à gérer cette partie du processus – lorsque le client passe la commande, le système enverra automatiquement le paiement via un processus d’approbation. Le système acceptera ou refusera le paiement, puis passera à l’exécution, si et quand il est approuvé.

Noter: En règle générale, les nouveaux clients passeront par le processus d’approbation ou de refus de paiement, tandis que les clients qui reviennent passeront directement à l’exécution, car leurs données sont déjà stockées dans le système.

Si, pour une raison quelconque, un nouveau client ou un client existant est refusé, un membre de votre équipe devra probablement contacter le client pour corriger le problème.

Votre système peut également envoyer automatiquement une invite au client afin qu’il puisse saisir à nouveau ses informations (si le problème est aussi simple que de devoir ressaisir des détails comme un numéro de carte de crédit).

3. Exécuter la commande

Ensuite, il est temps de traiter la commande, c’est-à-dire de localiser et de préparer l’article pour le client qui l’a acheté. Cela devrait être fait avec l’aide de votre système de gestion des stocks.

(La plupart des logiciels de gestion des commandes intègrent la gestion des stocks dans le système, de la même manière que Shopify et WooCommerce.) Cela vous permet de suivre votre inventaire en temps réel sans avoir à compter ou trier manuellement.

Les systèmes de gestion des stocks vous aident à exécuter avec précision les commandes des clients et à suivre vos enregistrements et données d’inventaire.

Par exemple, ce type de système vous aidera à savoir quand vous manquez d’articles spécifiques afin d’éviter que les produits ne soient en rupture de stock.

4. Expédier la commande au client

Expédiez la commande à votre client en temps opportun afin qu’il la reçoive à la date promise. Que vous le fassiez manuellement ou de manière automatisée, assurez-vous que votre colis est prêt pour l’expédition en utilisant vos informations d’exécution pour garantir que le bon article est envoyé à la bonne adresse.

Ce faisant, l’envoi sera envoyé de manière professionnelle et efficace. Votre système de gestion des commandes et des stocks enregistrera l’expédition pour référence et rapport ultérieurs.

5. Créez la facture

La facturation client est une partie cruciale de ce cycle pour bien faire les choses. Une facture client est un document qui indique les articles achetés et le prix auquel ces articles ont été vendus à un client.

La création d’une facture pour chaque achat et commande est la façon dont vous gardez une trace de ce qui est payé et expédié pour éviter les écarts monétaires.

Un logiciel de facturation vous aidera dans cette étape – un système, tel que QuickBooks, peut être inclus dans votre logiciel de gestion des commandes en fonction de celui que vous possédez (Shopify, par exemple, est livré avec son propre système de facturation).

De cette façon, vos factures contiendront toutes les informations nécessaires telles que les articles achetés, les détails de paiement, la date de commande et l’adresse de livraison. Les factures sont également importantes pour l’équipe des comptes clients de votre entreprise. Ces employés peuvent examiner les factures et signaler tout ce qui semble poser problème.

Un exemple serait un retard de paiement – après en avoir identifié un, un représentant peut contacter le client associé et prendre les mesures nécessaires pour atténuer le problème.

6. Encaisser le paiement

Ensuite, il est temps d’assurer un encaissement sans heurt du paiement de votre client.

En supposant que tout se passe comme prévu, cette étape du cycle doit être automatisée par vos systèmes de gestion des commandes et de facturation, ce qui signifie que le mode de paiement du client doit être automatiquement traité comme indiqué sur la facture.

Ensuite, votre entreprise peut confirmer la vente (et la réception de l’argent provenant de cette vente) via votre système de gestion des commandes.

S’il y a un problème de quelque nature que ce soit avec le recouvrement du paiement, tel qu’un retard de paiement ou une absence totale de paiement en raison d’une erreur survenue après la facturation, votre équipe des comptes clients doit contacter le client.

Selon la situation, ils pourraient expliquer les procédures nécessaires pour corriger le problème de paiement. Selon la gravité de la situation, ils peuvent également revoir les pénalités auxquelles le client pourrait être soumis à l’avenir.

Outil de traitement Order to Cash : HubSpot Payments

cycle de commande à encaissement

HubSpot Payments facilite le processus de commande à encaissement de plusieurs manières. Cela est particulièrement vrai pour les entreprises qui cherchent à gérer les abonnements.

Il vous permet de créer et de partager un devis qui inclut un lien de paiement récurrent – de cette façon, votre prospect peut immédiatement effectuer une transaction.

L’outil s’intègre également à votre CRM afin que vous puissiez utiliser des données connectées pour offrir des expériences d’achat adaptées à chaque client.

Prix: Les paiements HubSpot sont actuellement en version bêta et uniquement disponibles dans les éditions premium américaines de HubSpot, avec des fonctionnalités avancées dans Sales Hub pour les devis.

Conseil de pro : utilisez HubSpot Payments pour envoyer des devis avec des liens de paiement récurrents aux prospects afin qu’ils puissent effectuer des transactions à ce moment précis.

7. Rapporter et analyser

Enfin, vous souhaiterez créer un rapport sur toutes les données relatives à votre OTC. Vos systèmes de commande et de facturation automatisés vous simplifient la tâche car ils gèrent déjà toutes les données concernant vos ventes, vos commandes et vos clients.

En analysant les données de processus OTC, votre entreprise peut déterminer dans quelle mesure votre cycle est optimisé ainsi que son impact sur les revenus et les clients.

De plus, lorsque vous examinez fréquemment ces informations, vous pouvez identifier les inefficacités de votre processus avant qu’elles ne fassent boule de neige. Vous serez en mesure d’identifier et de capitaliser sur les parties réussies de votre cycle.

De cette façon, vous vous assurerez de toujours exécuter avec précision et d’expédier les commandes à temps pour vos clients et de maximiser vos profits.

Optimisez votre cycle de commande en espèces

Sans un cycle OTC rationalisé, vous compromettez votre capacité à répondre aux besoins de vos clients. Cela a le potentiel d’avoir un impact négatif sur la croissance et les revenus de votre entreprise – et qui veut cela ?

Alors, considérez les différentes étapes de ce processus et travaillez pour les optimiser d’une manière qui fonctionne pour votre entreprise, produit ou service spécifique, et votre base de clients.

Note de l’éditeur : cet article a été initialement publié en décembre 2019 et a été mis à jour pour être complet.


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{De lui-même, le réseau social vous proposera même des clients potentiels selon des critères que vous aurez paramétrés. Vous pouvez suivre, en temps vrai, tous les changements importants dans l’information de vos client potentiel. Il change de boite ? il est temps de progresser un partenariat avec une nouvelle entreprise. Il a de nouveaux prospects ? que dirais tu de diffuser la bonne parole ?

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