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Qu’est-ce que Scope Creep et comment le naviguer

N’importe quel chef de projet peut se porter garant – presque n’importe quel projet peut vous échapper si vous ne le maîtrisez pas. Les demandes changeantes des clients, la nécessité d’ajouter des fonctionnalités et des fonctions supplémentaires et une série d’autres problèmes imprévus peuvent compliquer et prolonger ce qui aurait pu commencer comme un projet apparemment simple.

Dans de nombreux cas, la somme de ces « complications imprévues » équivaut à quelque chose que l’on appelle fluage portée. Ici, nous allons explorer ce concept un peu plus loin, identifier certaines raisons pour lesquelles il pourrait survenir, examiner certaines façons de l’empêcher et examiner un exemple concret.

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Avant de pouvoir bien comprendre le fluage de portée en tant que concept, vous devez comprendre ce que portée est en premier lieu. En gestion de projet, il existe deux principaux types de portée : produit et projet.

Portée du produit fait référence à la somme idéale de fonctions et de caractéristiques qu’un projet produira pour un produit donné. Portée du projet est la compréhension du travail qu’une organisation doit faire pour fournir ces fonctions et fonctionnalités.

Dans ce contexte, des projets sont réalisés pour des clients qui ont des plans et des demandes spécifiques pour les caractéristiques et fonctions des produits. Ils ont un résultat idéal pour lequel ils font confiance à une entreprise et à ses parties prenantes.

La dérive de la portée se produit lorsque ces parties prenantes finissent par ajouter des fonctions, des fonctionnalités, des exigences ou d’autres travaux non autorisés supplémentaires au fur et à mesure de l’avancement du projet. Cela conduit souvent à des problèmes tels que l’inefficacité, des projets incomplets, un dépassement de budget, une perte de temps inutile et des produits qui ne reflètent pas les plans ou les demandes des clients.

Causes du fluage de la portée

1. Absence d’une portée bien définie

La structure et la clarté sont au cœur d’une gestion de projet efficace – et cette tendance est particulièrement pertinente lorsqu’il s’agit d’éviter les dérives de portée. Si la portée d’un projet n’est pas clairement établie, il incombe aux parties prenantes impliquées de faire des suppositions et des hypothèses sur le comment, Pourquoi, et quelle d’un projet.

Les projets commencent par des idées de haut niveau qui doivent être soigneusement distillées et mises en œuvre dans des orientations de projet exploitables. Si la portée de votre projet est définie uniquement en termes commerciaux – avec de vagues références aux fonctionnalités et fonctions demandées – vous laissez trop de place à l’interprétation. Cela se traduit souvent par une gestion de projet aléatoire et, à son tour, par une dérive de la portée.

2. Différences dans les opinions des parties prenantes

Le fluage de la portée est souvent le sous-produit du « trop de cuisiniers dans la cuisine ». Si vous avez plusieurs parties prenantes avec un certain degré d’autorité décisionnelle travaillant ensemble sur un projet, des désaccords sont plus ou moins susceptibles de survenir.

Les parties prenantes apportent toutes des perspectives uniques à un projet, ce qui n’est pas nécessairement une mauvaise chose. Cela étant dit, ces perspectives créent souvent des priorités et des opinions différentes qui ne correspondent pas toujours.

Ce type de tension peut brouiller la stratégie de votre projet, en modifiant votre calendrier, en sapant le sens de l’orientation de votre équipe et en vous exposant à une dérive de la portée.

3. Projets trop longs

Ce dilemme particulier pèse généralement plus sur les clients que sur les parties prenantes. Plus la durée de votre projet est longue, plus vos clients ont de temps pour modifier ou ajouter à la portée de votre projet.

Peut-être qu’ils voient des fonctionnalités que leurs concurrents ont mises en œuvre qu’ils n’avaient pas pensé à intégrer. Peut-être qu’ils décident que leurs plans initiaux n’étaient pas assez sophistiqués. Peut-être qu’il y a un changement de direction dans l’entreprise qui décide qu’elle veut faire les choses différemment.

Indépendamment de la façon dont les attentes changent ou de qui les modifie, le fait demeure : plus la fenêtre que vous ouvrez pour terminer un projet est grande, plus vous avez de temps pour que le changement de périmètre se produise.

4. Mauvais leadership

Ce n’est un secret pour personne qu’un manque de conseils fermes, bien informés et réfléchis peut faire dérailler n’importe quel projet, le laissant susceptible de dériver. Cela est particulièrement vrai lorsqu’il s’agit des interactions du leadership avec les clients.

Si vous, en tant que chef de projet, n’êtes pas assez affirmé, vous risquez de vous faire malmener par votre clientèle. Ils peuvent faire des demandes radicales ou essayer d’ajuster la portée du projet à la volée.

S’ils pensent que vous n’avez pas le culot ou l’expérience pour prendre en charge, ils pourraient avoir l’impression d’avoir la possibilité d’intervenir – et la portée de votre projet pourrait vous échapper en conséquence.

5. Ne pas impliquer les clients assez tôt

Si vous ne communiquez pas clairement avec votre client, dès le départ, vous vous exposez au fluage de la portée. Vous devez avoir une compréhension approfondie de ce qu’ils veulent et attendent de votre projet. Ce genre de conseils définitifs vous aidera à vous mettre au clair et à mieux comprendre ce que devrait être la portée de votre projet.

Comment éviter le fluage de la portée

Documenter toutes les exigences du projet.

La clarté est essentielle pour éviter le fluage de la portée. Toute personne impliquée dans un projet a besoin d’une solide compréhension de ce que l’on attend d’elle. Cela commence par un contact avec les clients et les parties prenantes pour obtenir une image précise de ce que tout le monde veut et documenter toutes les exigences qui découlent de ces conversations.

Une fois que vous avez pris en compte ces demandes et idées, vous pouvez les hiérarchiser et les transmettre à votre équipe. Maintenant, vous avez une image solide et cohérente de la quelle de votre projet — vous permettant de façonner plus précisément le comment. Ces informations permettront en fin de compte de garder les choses sur la bonne voie et de minimiser le risque de dérive de la portée gênant ou faisant dérailler votre projet.

Maintenir une communication approfondie tout au long du processus.

Ce point est dans la même veine que celui ci-dessus. Cela repose sur le fait que la clarté est la clé lorsque l’on essaie d’éviter le fluage de la portée. Tout le monde, des clients aux managers en passant par l’équipe travaillant sur le projet, doit être sur la même longueur d’onde. Même une portée clairement définie peut vous échapper si vous ne communiquez pas sa nature à toutes les parties impliquées dans le projet.

Vous devez également garder un œil sur les progrès de votre équipe si vous voulez éviter le fluage de la portée. Demandez-leur constamment comment se passe leur côté des choses et assurez-vous qu’ils restent sur la bonne voie.

S’ils éprouvent des difficultés, offrez-leur l’aide et les conseils dont ils ont besoin pour que les choses continuent. Si vous avez une idée précise de la progression du projet, vous pouvez devancer le potentiel de dérive de la portée – tout cela commence par une communication ouverte et constante.

Exemple de fluage de portée

La Chrysler PT Cruiser

Chrysler était au sommet de la plupart des aspects du développement et de la sortie du PT Cruiser en 2001. Les éléments du projet tels que la conception et la production étaient solides. Mais la marque n’a pas tenu compte d’un élément clé de la portée de son projet : les délais de livraison dans les salles d’exposition des concessionnaires.

Cet oubli l’a rendu vulnérable à une dérive soudaine et rapide de la portée à l’approche de la ligne d’arrivée du projet. Les dirigeants et les responsables de l’usine de production se sont précipités et ont eu du mal à s’entendre sur des délais de livraison qui fonctionnaient à la fois pour l’entreprise et les concessionnaires individuels, ce qui a entraîné une version bâclée et plusieurs propriétaires de concessionnaires frustrés.

La dérive de la portée peut être un cauchemar absolu pour les chefs de projet – et même les meilleurs ne sont pas à l’abri d’y faire face. Néanmoins, si vous planifiez soigneusement, restez vigilant et maintenez des lignes de communication ouvertes tout au long du processus, vous devriez être en bonne position pour minimiser ou éliminer le risque d’y faire face.

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