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Qu’est-ce que c’est et comment en créer un [+ Template]

Parlons de la gestion des fournisseurs.

Vous avez besoin d’un produit ou d’un service spécifique pour gérer votre petite entreprise, alors vous contactez vos fournisseurs et leur dites ce dont vous avez besoin. Ils le fournissent. Vous les payez pour cela. Fin de l’histoire.

Cela semble trop facile ? Il est. Oui, le processus d’achat de biens peut être plus compliqué que la description ci-dessus. Il peut y avoir des problèmes de paiement, des pénuries d’approvisionnement, des problèmes de communication qui entraînent des expéditions incorrectes et des retards de planification.

Cependant, obtenir des services de fournisseurs de confiance de manière fluide et rapide n’a pas besoin d’être trop beau pour être vrai – c’est possible, et l’utilisation de bons de commande peut aider.

Télécharger maintenant : modèle de bon de commande gratuit

Pour vous aider à créer vos propres bons de commande, cet article couvrira :

Les bons de commande sont avantageux tant pour l’acheteur que pour le vendeur. En émettant des bons de commande, les petites entreprises peuvent spécifier quels biens et services sont nécessaires à leurs fournisseurs et quand ils en ont besoin.

Cela permet de maintenir les opérations commerciales efficaces et organisées. Cela permet également au vendeur de s’assurer qu’il peut fournir les biens et services demandés avant de s’engager à les exécuter, donnant à l’acheteur le temps de planifier en conséquence.

De plus, les bons de commande peuvent aider l’acheteur et le vendeur à conserver des enregistrements précis et détaillés pour l’audit et les états financiers.

Comment fonctionne un bon de commande ?

Maintenant que nous savons clairement ce qu’est un bon de commande, passons en revue le processus de création d’un bon de commande.

1. L’acheteur décide de commander des articles auprès du vendeur.

Avant qu’une commande puisse être passée, l’acheteur doit identifier un besoin auquel le produit ou le service du vendeur peut répondre. Au cours de cette étape, l’acheteur doit identifier quel produit ou service est nécessaire, la quantité nécessaire (si possible) et quand il est nécessaire (encore une fois, si possible).

Par exemple, si vous devez commander de nouvelles boîtes pour expédier vos commandes de produits, calculez le nombre de boîtes dont vous avez besoin et à quel moment vous en avez besoin.

Supposons que vous anticipiez une ruée des Fêtes à venir, vous pouvez regarder la commande de boîtes de l’année dernière et la multiplier par votre croissance estimée cette saison des Fêtes pour commander la bonne quantité.

2. L’acheteur rédige le bon de commande et l’envoie au vendeur pour approbation.

Avec les informations ci-dessus, l’acheteur doit rédiger le bon de commande et l’envoyer à son vendeur pour approbation. Lors de l’envoi du bon de commande à un vendeur, indiquez quand une approbation est nécessaire pour que le processus reste en temps opportun.

Idéalement, la réponse devrait arriver suffisamment de temps pour recevoir le produit ou le service dans les délais ou devrait donner à l’acheteur suffisamment de temps pour s’approvisionner auprès d’un autre vendeur si nécessaire.

Poursuivant l’exemple ci-dessus, une fois que vous avez identifié un fournisseur qui peut fournir vos boîtes, ainsi que le nombre de boîtes dont vous avez besoin et quand vous en aurez besoin, vous pouvez rédiger votre bon de commande en utilisant ces informations. Envoyez-le à votre représentant commercial ou à votre point de contact.

3. Le vendeur examine le bon de commande et confirme s’il peut répondre à la demande.

Une fois que le vendeur a reçu le bon de commande, il lui appartient d’examiner la demande et de vérifier l’inventaire ou la disponibilité pour confirmer s’il peut être exécuté à la date requise.

Dans le cas de l’expédition par carton, le vendeur a examiné votre commande et après avoir examiné son inventaire et sa capacité d’expédition, il détermine s’il est en mesure de répondre à votre demande.

4. Le bon de commande est approuvé.

Si le vendeur peut répondre à la demande conformément aux instructions de l’acheteur, il approuvera le bon de commande, le rendant juridiquement contraignant pour les deux parties.

Étant donné que la société Box est en mesure de répondre à votre demande, elle vous a renvoyé une copie approuvée du bon de commande pour confirmation.

5. Exécution du produit ou du service.

Une fois le bon de commande approuvé, le vendeur est responsable de la fourniture du produit ou du service convenu. Lors de cette étape, il peut également générer et envoyer une facture à l’acheteur pour le montant indiqué sur le bon de commande. La facture doit récapituler les marchandises fournies, la quantité pertinente et le montant dû.

Par exemple, après avoir approuvé l’expédition des boîtes, vous devriez recevoir la commande exécutée et une facture pour le montant dû. Ce fournisseur dispose de 30 conditions de paiement nettes et attendra le paiement dans les 30 jours suivant l’émission de la facture.

6. La facture est payée.

Au cours de cette dernière étape, l’acheteur est responsable du paiement de la facture selon les modalités de paiement indiquées par le vendeur. C’est maintenant à vous, l’acheteur, de soumettre le paiement de la facture selon les conditions de paiement convenues.

Maintenant, pour une clarification rapide, les bons de commande et les factures ne sont pas synonymes.

Bon de commande vs facture

Les bons de commande sont envoyés par les acheteurs aux fournisseurs pour contrôler et suivre le processus d’achat, tandis que les factures sont des demandes de paiement officielles faites par les fournisseurs aux acheteurs lorsque la commande est exécutée.

Format d’un modèle de formulaire de bon de commande

Prêt à créer votre propre bon de commande ? Voici les informations que vous devez inclure.

1. En-tête — Fournissez les détails de votre entreprise, y compris le nom de l’entreprise, l’adresse commerciale, la date du bon de commande et le numéro de commande.

2. Informations sur le fournisseur — Indiquez le bon destinataire du bon de commande. C’est ici que vous indiquez le nom de la société vendeuse, votre nom de contact spécifique et l’adresse de la société vendeuse.

3. Expédier à — Précisez où la commande doit être envoyée, quel est le mode d’expédition, quelles sont les conditions d’expédition et la date de livraison prévue.

4. Détails de la commande — Pour chaque produit inclus dans la commande, fournissez un article avec le code produit ou le numéro SKU, le nom ou la description de l’article, la quantité d’unités demandées, le prix unitaire et la date de livraison de chaque article.

5. Résumer — Complétez le bon de commande en fournissant un sous-total, les remises applicables, les taxes, les frais d’expédition et le total général.

Voici un exemple de modèle de bon de commande présentant chacun des points mentionnés ci-dessus :

Exemple de bon de commande

exemple de format de bon de commande

Pour créer votre propre bon de commande en suivant ce format, téléchargez notre modèle de bon de commande facile à utiliser.

Il est important de noter que tous les bons de commande ne sont pas créés égaux. À ce stade, vous pensez peut-être : « Si vous avez vu un bon de commande, vous les avez tous vus », mais ce n’est tout simplement pas vrai. Il existe en fait cinq types de bons de commande, et ils diffèrent par la quantité d’informations incluses.

1. Bons de commande standard

Les bons de commande standard sont les plus utilisés et les plus reconnus. Dans cette situation, l’acheteur connaît clairement les détails de l’achat et peut identifier l’article ou le service qu’il achète, la quantité, le calendrier de livraison et les conditions de paiement.

Par exemple, une entreprise qui manque de cartouches d’imprimante peut passer une commande d’achat standard parce qu’elle sait exactement de combien elle a besoin et sait quand elle en a besoin. Voici à quoi pourrait ressembler ce bon de commande.

bon de commande standard

Des bons de commande standard peuvent être passés pour un certain nombre de fonctions différentes selon vos besoins. Par exemple, le modèle ci-dessus pourrait être ajusté pour :

  • Services à rendre
  • Sous-traitant
  • Consignation

2. Bons de commande planifiés

Lorsqu’il passe une commande d’achat planifiée, un acheteur estime les besoins futurs de son entreprise pour l’article en question en soumettant une commande d’achat à l’avance. Dans ce cas, les détails tels que l’article, le prix et les conditions de paiement sont connus, mais la quantité est basée sur une estimation éclairée et la date de livraison est provisoire.

Par exemple, si la même entreprise qui manque de cartouches d’imprimante passe une commande d’achat planifiée, l’acheteur responsable estimera le nombre de cartouches d’imprimante dont il a besoin avec un calendrier de livraison plus flexible. Voici à quoi pourrait ressembler ce bon de commande.

  bon de commande planifié

3. Bons de commande généraux

Avec un bon de commande global, un acheteur passe plusieurs commandes à la fois pour négocier des prix réduits.

Par exemple, si la même entreprise peut négocier une meilleure offre en acceptant de passer plusieurs commandes de cartouches d’imprimante et de papier auprès d’un seul fournisseur, elle envisagerait d’utiliser un bon de commande global pour acquérir ces articles. Dans ce scénario, voici à quoi pourrait ressembler un bon de commande.

bon de commande global

4. Bons de commande contractuels

Un bon de commande contractuel est la variante la plus formelle. Dans ce cas, l’acheteur et le vendeur signent un contrat décrivant les conditions de l’achat avant qu’un bon de commande faisant référence au contrat ne soit émis. Ce type de bon de commande offre la protection juridique la plus élevée pour les personnes concernées.

En utilisant l’exemple des fournitures d’imprimante, si une entreprise signe un contrat avec son fournisseur décrivant les articles, la quantité, les prix et le calendrier de livraison et fait un suivi avec un bon de commande standard, ces entreprises seraient sous un contrat de commande d’achat. Voici à quoi pourrait ressembler ce bon de commande.

bon de commande de contrat

5. Bons de commande numériques

La mise en place d’un processus défini pour les commandes d’achat peut aider le processus d’approvisionnement à se dérouler efficacement et être mutuellement bénéfique pour les acheteurs et les vendeurs.

Un moyen simple de créer et de partager un bon de commande numérique consiste à utiliser Microsoft Excel ou Open Office. Vous pouvez trouver des modèles préexistants lorsque vous ouvrez une nouvelle feuille de calcul et cliquez sur Plus de modèles et recherchez « facture ».

bon de commande numérique

Nous avons déjà fait la distinction entre les factures et les bons de commande, mais vous pouvez trouver les deux sous ce mot-clé dans Excel. Et bien sûr, vous pouvez modifier le modèle de votre choix pour inclure des éléments spécifiques dont vous avez besoin.

Enfin, maintenant que nous avons parcouru différents types de bons de commande, parlons de l’importance d’un système de bons de commande.

Système de commande d’achat

Les affaires ne se terminent pas après l’exécution d’un bon de commande, dans la gestion de la chaîne d’approvisionnement, il y aura toujours un processus continu à suivre. C’est là qu’avoir un système de commande d’achat facilite le processus.

Un système de bons de commande est un logiciel qui génère, suit et gère les bons de commande numériques dans un réseau rationalisé et sécurisé. Sans système en place, des accords importants peuvent être perdus pendant la transition et provoquer des frictions entre acheteurs et vendeurs dépendants les uns des autres.

Pour créer un système de bons de commande à partir de zéro, voici quelques directives générales à respecter :

1. Déterminez les formulaires qui vous conviennent.

Reportez-vous à la liste des types de bons de commande et choisissez le format de bon de commande adapté à votre entreprise.

2. Concevez un flux de travail avec les étapes décrites du processus.

Pour automatiser le processus, vous devez décrire les étapes nécessaires pour passer un bon de commande du début à la fin. Créez un flux de travail étape par étape présentant les interactions ainsi que l’endroit où les données du document sont saisies et transférées pendant la transaction.

3. Dictez les attributions de rôles et l’accessibilité.

Dans votre entreprise, vous avez besoin de membres d’équipe qui savent comment attribuer correctement les rôles pour diriger le flux de travail jusqu’à son terme. Cette même équipe devra définir efficacement les autorisations d’accès aux parties prenantes afin qu’elles puissent contribuer à la commande en temps opportun.

4. Commencez, respectez et améliorez votre système de bons de commande.

Au fur et à mesure que vous utilisez et adhérez à votre système de bons de commande, vous devrez collecter activement les commentaires des parties prenantes et de votre propre équipe interne. Déterminez où certaines étapes peuvent être améliorées et modifiez-les dans votre flux de travail. Avec le temps, vous disposerez d’un système productif à l’avenir et d’une chaîne d’approvisionnement plus fluide à gérer.

Note de l’éditeur : cet article a été publié à l’origine en octobre 2019 et a été mis à jour par souci d’exhaustivité.

Nouvelle incitation à l'action

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Qu’est-ce que LinkedIn Sales Navigator ? Sur LinkedIn, Sales Navigator est intégré dans la formule Vendeurs. Après un mois gratuit, le tarif démarre à 59, 49 € mensuellement ( en choisissant le paiement annuel ). Il vous donne accès à un ensemble d’options vous permettant d’optimiser ce que l’on nomme le Social Selling. Bien sûr, comme pour les autres options sont disponibles payantes, vous pouvez voir qui a consulté votre profil ces derniers jours. Mais Sales Navigator vous permet beaucoup d’autres possibilités. Par exemple, vous pouvez chercher des prospects compétent avec l’outil Lead Builder. Il vous permet de filtrer les membres de Linkedin selon différents critères : mots-clés, lieu, relations, fonction, entreprise, groupes, etc. Vous pouvez les enregistrer dans votre liste de clients potentiels.

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{De lui-même, le réseau social vous proposera même des clients potentiels selon des critères que vous aurez paramétrés. Vous pouvez suivre, en temps vrai, tous les changements importants dans l’information de vos contacts. Il change de boite ? dès aujourd’hui, il est bon de développer un partenariat avec une nouvelle entreprise. Il a de nouveaux contacts ? que dirais tu de diffuser la bonne parole ?

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