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Pourquoi CSV est nul pour la gestion des contacts (et que faire à la place)

La gestion des contacts signifie travailler avec de grandes quantités de données, représentant souvent des dizaines voire des centaines de milliers d’informations de contact de personnes différentes.

Ces contacts sont souvent stockés dans de nombreux outils différents, ce qui signifie que les entreprises souhaitent souvent que ces bases de données de contacts communiquent entre elles. L’une des méthodes les plus courantes consiste à exporter et à importer des données de contact dans des fichiers CSV ou un fichier de valeurs séparées par des virgules.

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Cette méthode consiste à exporter manuellement les données d’une application, généralement sous la forme d’une feuille de calcul CSV, et à les importer dans l’autre application. La feuille de calcul agit comme un véhicule pour déplacer vos données.

Les options d’importation et d’exportation de fichiers à l’aide de CSV sont présentes dans de nombreuses applications populaires, telles que Google Contacts et Outlook. CSV est idéal à certaines fins, comme les transferts de données ponctuels, mais pour la gestion continue des contacts, cela peut être vraiment nul.

Lisez la suite pour découvrir les problèmes courants liés à l’utilisation des CSV pour la gestion des contacts, quand éviter de les utiliser dans votre entreprise et quoi utiliser à la place.

Problèmes courants avec les importations et les exportations CSV

Si vous utilisez des CSV pour déplacer vos données de contact entre les applications, il existe plusieurs pièges qui peuvent rapidement dégénérer en de véritables problèmes pour votre entreprise. Vous avez peut-être déjà été confronté à ces problèmes, ou ils pourraient faire surface à l’avenir, mais dans tous les cas, chaque entreprise doit les éviter.

1. Le format CSV peut devenir très compliqué.

Les fichiers CSV ne sont pas faciles à utiliser. Vous avez peut-être passé des heures à vous disputer avec un modèle CSV pour obtenir vos données au bon format, uniquement pour les importer dans votre application cible pour découvrir qu’il y a une erreur qui rend tout invalide.

Dans un fichier CSV, les données sont séparées par des virgules ou des points-virgules, et les séparateurs décimaux brisent la structure. Avec ce format, il est facile de corrompre de longs blocs de texte ou de transformer des numéros de téléphone en formules et en montants.

Lorsque vous travaillez avec un ensemble de données volumineux, comme le font la plupart des entreprises lors de la gestion des données de contact, il ne faut pas grand-chose pour perdre l’intégrité de vos données et faire face à beaucoup de travail pour les rendre à nouveau fiables.

2. Vous perdez beaucoup de temps à répéter les mêmes tâches.

Si vous gérez vos contacts en important et en exportant des CSV entre les applications, cela signifie que votre base de données n’est à jour qu’immédiatement après chaque mise à jour manuelle. Cela peut être une fois par semaine ou même une fois par mois.

Comme les importations CSV sont irrégulières et manuelles, vous risquez de manquer de nouvelles données dans vos applications, pas seulement de nouveaux contacts, mais également des modifications des données de contact (comme les désabonnements ou le statut du client).

Non seulement la méthode CSV est sujette aux erreurs et aux informations de contact obsolètes, mais la répétition des mêmes mises à jour manuelles prend du temps et est frustrante.

3. Les données de contact changent constamment.

Lorsque vous exportez des données au format CSV, vous figez vos données dans le temps. C’est un risque énorme, car les données des clients évoluent constamment.

Vos systèmes et processus commerciaux doivent fonctionner sur des données en direct pour fournir des informations précises, fiables et à jour pour alimenter vos opérations commerciales et offrir les meilleures expériences client.

4. L’importation de données via des fichiers CSV peut devenir très complexe.

Au fur et à mesure que votre base de données de contacts grandit avec votre entreprise, la gérer efficacement avec des feuilles de calcul devient impossible. Il y a trop de variables : les changements d’adresses e-mail, les décideurs qui rejoignent ou quittent l’entreprise, et les clients mettent à niveau et modifient leurs abonnements.

Vous constaterez peut-être que vous passez votre temps à restructurer une feuille de calcul temporaire qui toujours court le risque d’erreurs au lieu d’améliorer réellement vos données d’entreprise.

Si la gestion de vos données est devenue trop complexe, c’est un signe que vous avez dépassé le simple CSV et que vous avez besoin d’une solution plus intuitive pour synchroniser automatiquement les données.

Synchroniser les contacts entre les applications sans CSV

Pour que votre entreprise fonctionne plus efficacement et offre une excellente expérience client, vous devez rester synchronisé avec certains groupes de contacts. Cela pourrait être :

  • Vos contacts téléphoniques et vos contacts CRM, pour que vous sachiez toujours qui appelle
  • Les clients dans votre CRM et votre logiciel de support client
  • Synchronisation des contacts entre Google Contacts et iCloud sur différents téléphones
  • Marketing des prospects qualifiés dans votre application CRM et email marketing

Les meilleures stratégies de gestion des contacts garantissent que les données de toutes ces applications ne sont pas isolées. temps.

Lorsque vous utilisez un outil de synchronisation pour connecter des contacts entre vos applications, vous disposez des dernières informations exactement là où vous en avez besoin et vous pouvez également enrichir ce que vous voyez dans chaque application.

Importation ou synchronisation pour la gestion des contacts

Alors, quand devriez-vous utiliser des fichiers CSV pour importer et exporter des données – et quand devriez-vous synchroniser vos contacts à la place ?

L’importation de données consiste à créer manuellement un instantané temporaire de vos contacts et à le déplacer d’une application à une autre. C’est mieux pour les mouvements ponctuels de vos données entre les applications.

La synchronisation est la meilleure alternative aux CSV. Il crée une connexion directe et automatisée entre les applications avec un flux de données unidirectionnel ou bidirectionnel – aucune feuille de calcul impliquée. Il est préférable pour les synchronisations répétées et le flux de données constant entre les applications, telles que votre CRM et les applications de vente, de marketing et d’assistance.

Principales fonctionnalités de l'importation et de la synchronisation des données de contact

Pour résumer, si vous devez effectuer un transfert ponctuel de données d’une application à une autre, CSV fait l’affaire. Cependant, vous devriez envisager de synchroniser au lieu d’importer avec des fichiers CSV lorsque :

  • Vos bases de données sont en désordre
  • Vous passez trop de temps à mettre à jour manuellement les données et les applications
  • Vos coordonnées sont en constante évolution
  • Vos importations de données sont devenues trop complexes

Bref, si vous avez besoin de garder deux bases de données en constante synchronisation, vous avez besoin d’une autre solution autre qu’un import CSV.

Cela revient au choix d’importation et de synchronisation des données de contact que nous avons mentionné plus tôt. La synchronisation est un bien meilleur choix pour la gestion continue des données de contact.

Nous définissons la synchronisation comme l’établissement d’une cohérence entre deux bases de données et le maintien de cette cohérence. Bien que des solutions comme Zapier vous permettent de créer des poussées de données unidirectionnelles basées sur des déclencheurs, la meilleure option pour la gestion des contacts est une synchronisation qui communique les données dans les deux sens.

Lorsque vous synchronisez des données avec une connexion bidirectionnelle, vous établissez une cohérence avec la synchronisation initiale, puis maintenez cette cohérence avec une synchronisation bidirectionnelle continue.

La synchronisation des données de contact vous permet d'établir et de maintenir la cohérence

En choisissant une synchronisation bidirectionnelle, vos données de contact dans chaque application sont enrichies en extrayant les données d’autres applications, de sorte que tout est toujours cohérent et à jour. C’est quelque chose que vous ne pouvez jamais réaliser avec CSV.

Nouvelle incitation à l'action

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Qu’est-ce que LinkedIn Sales Navigator ? Sur LinkedIn, Sales Navigator est intégré dans la formule Vendeurs. Après un mois gratuit, le tarif démarre à 59, 49 euros par mois ( en choisissant le paiement annuel ). Il vous donne accès à un ensemble de fonctionnalités rendant possible le fait d’améliorer ce que l’on nomme le Social Selling. Bien sûr, comme pour les autres formules payantes, vous pouvez voir qui a consulté votre profil ces 90 derniers jours. Mais Sales Navigator vous permet beaucoup d’autres possibilités. Par exemple, vous pouvez trouver des clients potentiels qualifiés avec l’outil Lead Builder. Il vous permet de filtrer les membres de Linkedin selon différents critères : mots-clés, lieu, relations, fonction, entreprise, groupes, etc. Vous pouvez les enregistrer dans votre liste de prospects.

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{De lui-même, le réseau social vous proposera même des clients potentiels selon des critères que vous aurez paramétrés. Vous pouvez suivre, en temps réel, tous les changements importants dans l’actualité de vos prospects. Il change de boite ? il est bienvenue de progresser un partenariat avec une nouvelle entreprise. Il a de nouveaux contacts ? et pourquoi pas diffuser la bonne parole ?

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