La nature, la nécessité et les avantages des rapports sur les appels de vente

La valeur des appels de vente va au-delà de leur objectif principal. Oui, la fin de tout appel de vente est de faire avancer les prospects tout au long de votre processus de vente, mais les informations recueillies à travers ce type de conversations peuvent également être d’une grande aide à d’autres égards.

Les appels de vente peuvent fournir une mine d’informations sur les performances de votre équipe et des représentants qui la composent, les préférences générales de vos prospects et les principales tendances que votre organisation doit suivre.

Il est indéniable que la planification et le contenu des appels de vente ont une utilité énorme, alors la question devient, « Comment pouvez-vous documenter et capitaliser sur ces conversations? »

L’un des moyens les plus simples et les plus éprouvés de le faire consiste à rédiger des rapports sur les appels de vente – des documents commerciaux cruciaux qui permettent de suivre les aspects les plus importants des appels de vente pour référence future.

Voyons un peu plus à quoi peut ressembler un rapport d’appel de vente, ce qu’il devrait inclure et pourquoi leur rédaction et leur maintenance sont bénéfiques pour les équipes de vente.

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Rapports sur les appels de vente

Les rapports sur les appels de vente se présentent sous différentes formes et tailles – avec divers degrés de rigueur. Voici un exemple de ce à quoi on pourrait ressembler:

modèle de rapport d'appel de vente

Source de l’image: trouver des modèles Word

Bien que cet exemple soit utile en soi, ce n’est pas nécessairement la norme ultime pour ce que ces rapports doivent être. Le modèle de rapport que vous utilisez peut s’avérer plus complet, plus simple ou formaté différemment.

Les rapports d’appels de vente n’ont pas besoin d’être des documents volumineux que vos commerciaux devraient écrire pendant des heures, mais cela ne signifie pas qu’ils doivent être ignorés ou passés sous silence. Dans l’idéal, vos rapports d’appels commerciaux seront réfléchis et détaillés, sans que cela vous enlève grand-chose au quotidien de vos commerciaux.

Bien qu’il n’y ait pas de modèle définitif pour un rapport d’appel de vente, il y a des actions, des résumés et des informations que les vôtres devraient couvrir.

1. Contact, titre et société

C’est probablement l’élément le plus fondamental de tout rapport d’appel de vente. Cela va sans dire, mais il est difficile d’obtenir autant d’un rapport d’appel de vente si vous ne savez pas à qui votre représentant parlait. Aussi difficile que cela puisse être d’oublier celui-ci, il mérite toujours une mention sur cette liste.

2. Numéro de téléphone du contact

Dans la même veine que le point ci-dessus, celui-ci est assez simple mais mérite toujours une mention. Si vous souhaitez faire un suivi avec un prospect, il est utile d’avoir son numéro sous la main dans le rapport de son appel.

À certains égards, c’est une question de commodité. Si vous consultez un rapport d’appel de vente et que vous souhaitez contacter le prospect qu’il couvre, il peut être intéressant d’avoir leurs informations de contact facilement accessibles – vous n’avez donc pas à les retrouver.

3. Notes de préparation, plan d’appel et objectif de l’appel

Ce point est essentiel pour comprendre les performances des représentants individuels lors des appels de vente. Gardez toujours le pouls de la façon dont vos commerciaux abordent les appels et du degré d’effort qu’ils mettent dans ce processus.

Si vous constatez que les commerciaux ne prennent pas le temps de bien se préparer aux appels et de renoncer à des objectifs ou des stratégies clairs, vous devrez peut-être prendre le temps de discuter avec eux.

4. Date, heure et durée de l’appel

Ce point est à la fois à des fins d’organisation et d’évaluation des performances. D’une part, il est important de savoir quand les appels ont été effectués. Comprendre le jour de la semaine et l’heure de la journée où un appel a été effectué est essentiel pour déterminer les moments les plus efficaces pour atteindre et entrer en résonance avec les prospects.

La durée des appels est un autre facteur qui peut vous aider à avoir une meilleure idée de la performance d’un représentant. Par exemple, si vous remarquez qu’un représentant passe constamment des appels longs mais infructueux, il est peut-être temps de vérifier les messages et les tactiques spécifiques qu’ils utilisent – vous permettant de voir s’ils ont des problèmes avec des problèmes tels que les interruptions de service ou être trop passif lors du traitement des objections.

5. Résumé et résultats de l’appel

Cela peut être le facteur le plus important à prendre en compte dans un rapport d’appel de vente. C’est l’indicateur le plus clair de la réussite d’un appel de vente, des problèmes qui auraient pu l’entraver et des méthodes les plus efficaces employées par un représentant pour obtenir des résultats favorables.

L’examen de cette composante des rapports sur les appels commerciaux au fil du temps peut vous montrer les tendances de la performance collective de votre équipe. Par exemple, vous remarquerez peut-être que les résumés de vos représentants font constamment référence à des problèmes de gestion des objections. Dans ce cas, ces rapports d’appels de vente vous indiqueraient que vous souhaiterez peut-être organiser ou affiner une formation sur le sujet.

6. Date de suivi

Il est important que les commerciaux notent quand ils ont l’intention de faire un suivi auprès des prospects. Il vous permet de suivre et de surveiller la façon dont ils évoluent dans votre processus de vente, tout en gardant les membres de votre équipe sur leurs gardes et organisés.

7. Une analyse de l’appel

Un rapport d’appel de vente solide implique généralement un certain degré d’analyse – le degré de précision qu’il doit être dépend en fin de compte de vous. Cette étape peut couvrir des aspects de la vente tels que les noms et les rôles des décideurs, la valeur potentielle à long terme du compte et la probabilité de clôture. Tous ces facteurs – et potentiellement bien d’autres – peuvent fournir des informations inestimables sur la manière dont le représentant en question doit aborder les prochaines étapes.

Encore une fois, il n’y a pas de plan clair sur ce que cet élément du rapport devrait couvrir, mais si vous voulez que vos représentants abordent le reste de la vente aussi efficacement que possible, ils doivent avoir une idée de ce à quoi s’attendre – une analyse des appels réfléchie est l’un des meilleurs moyens d’y arriver.

8. Matériel requis pour les étapes suivantes

Voici où les analyses effectuées par vos représentants seront utiles – où ils peuvent appliquer les informations qu’ils ont rassemblées à l’étape précédente.

Les appels de suivi n’iront que dans la mesure où la préparation de vos représentants les mènera – le faire voler est une recette pour le désastre. Les représentants doivent avoir une compréhension approfondie de ce à quoi s’attendre, un plan d’action soigneusement tracé et les ressources nécessaires pour le mener à bien.

Une fois que vos représentants ont analysé leurs appels, ils doivent identifier les matériaux qui intéresseront le plus leurs prospects et les avoir sous la main. Cela commence par documenter ce que tout cela pourrait être dans un rapport d’appel de vente.

Pourquoi les appels commerciaux sont avantageux pour les équipes commerciales

1. Le suivi de la durée d’aspects spécifiques des appels peut révéler des failles dans votre processus de messagerie et de vente.

Supposons que l’appel de vente moyen de votre équipe dure beaucoup plus longtemps que vous ne le souhaiteriez et produit des résultats médiocres. Si vos rapports reflètent cette tendance, ils vous permettent d’analyser plus en détail ce qui pourrait ne pas se passer.

Si votre équipe mène une campagne de sensibilisation à froid et signale des durées d’appels excessivement longues, vous prendriez probablement le temps de sonder et d’observer comment ces appels se déroulent. Vous remarquerez peut-être que certaines parties de votre messagerie suscitent plus de questions et d’objections que vos représentants ne sont en mesure de répondre ou de répondre.

Cela offrirait un point de départ pour remédier aux failles persistantes de votre processus de vente. Sans rapports sur les appels de vente, cela pourrait vous prendre beaucoup plus de temps pour cerner ce problème et vous mettre dans la bonne direction.

2. Ils peuvent vous aider à ajuster la façon dont vous formez les représentants.

Comme le point précédent, il s’agit d’un exemple de la façon dont les rapports d’appels commerciaux peuvent être utilisés collectivement pour diriger le changement organisationnel. En vous référant à des composants de rapport tels que les résumés d’appels, vous pouvez identifier des problèmes ou des lacunes de compétences particulièrement problématiques avec lesquels votre équipe pourrait avoir des problèmes.

Ce type d’informations vous permet de savoir comment vous pourriez avoir besoin d’ajuster vos méthodes de formation – en fournissant ce dont vous avez besoin pour trouver les points sur lesquels vous devez insister ou modifier pour tirer le meilleur parti des appels de vente de votre équipe.

3. Ils vous permettent d’identifier les tendances des acheteurs, des concurrents, de l’industrie et des produits.

Le contenu d’un appel de vente peut être très révélateur dans différentes tendances au-delà de votre entreprise. Les prospects peuvent soulever des points sur les concurrents qu’ils pourraient envisager, mettre en lumière les préférences changeantes en matière de comportement des consommateurs ou signaler les défauts de votre produit ou service.

Si vos commerciaux peuvent documenter ces types de points dans des notes d’appel ou des résumés, vous pouvez les traduire en informations légitimes et exploitables pour votre entreprise dans son ensemble.

Les prospects ont beaucoup à dire, et la tenue de registres de cette correspondance peut être un atout inestimable lorsque vous essayez d’améliorer l’orientation générale de votre entreprise.

4. Ils donnent un aperçu des raisons pour lesquelles les représentants individuels peuvent avoir des difficultés.

Dans de nombreux cas, les problèmes que vous rencontrez avec vos appels de vente ne concerneront pas l’équipe. Les représentants individuels sont souvent sous-performants et il peut être difficile et chronophage d’aller au fond de leurs problèmes sans une sorte de contexte.

Le suivi des rapports sur les appels de vente d’un représentant peut vous donner une partie de ces informations. Par exemple, si vous remarquez que leurs rapports de préparation sont moins que stellaires, vous pouvez vous asseoir avec eux et voir s’il s’agit d’un sujet de préoccupation légitime que vous pouvez aborder avec une attention particulière.

D’une manière ou d’une autre, un rapport d’appel de vente peut fournir un point de départ pour des conversations et des considérations qui peuvent finalement aider un représentant en difficulté à tirer le meilleur parti de ses efforts de vente.

Comment l’intelligence conversationnelle peut aider les rapports sur les appels commerciaux

Les logiciels d’intelligence conversationnelle – des ressources qui enregistrent, transcrivent et analysent automatiquement les appels de vente – peuvent permettre des rapports sur les appels de vente beaucoup plus efficaces.

D’une part, avoir une transcription précise d’un appel de vente prend beaucoup de conjectures et d’erreur humaine potentielle qui découlent de la nécessité de se souvenir des détails d’un appel donné hors de l’équation.

Les représentants ont également beaucoup à gagner de la capacité des logiciels d’intelligence conversationnelle à identifier et à révéler des sujets, des points de discussion et des points de discorde particulièrement pertinents. Avec ce type d’informations à leur disposition, les commerciaux peuvent mieux comprendre les intérêts des prospects et effectuer des analyses d’appels mieux informées et plus réfléchies.

Les rapports sur les appels de vente peuvent fournir d’excellents points de référence pour comprendre les performances d’une équipe de vente. Les informations qu’ils offrent peuvent mettre en lumière les forces et les faiblesses de vos représentants, la solidité de votre processus de vente et les actions spécifiques que vous – en tant que manager – pourriez devoir prendre pour rendre vos efforts de vente plus efficaces et efficients.

Nouvel appel à l'action

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{De lui-même, le réseau social vous proposera même des prospects selon des critères que vous aurez paramétrés. Vous pouvez suivre, en temps vrai, tous les changements importants dans l’information de vos contacts. Il change de boite ? c’est le moment de progresser un partenariat avec une nouvelle entreprise. Il a de nouveaux prospects ? pourquoi ne pas diffuser la bonne parole ?

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