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Comment transférer vos campagnes de ProspectIn vers Waalaxy?

9 minutes

Beaucoup d’entre vous posent cette question. Et à juste titre. 😜

Comment tu transférer vos campagnes de ProspectIn vers Waalaxy? Comment suivez-vous l’historique de vos prospects?

Je vais tout expliquer ici. 👇

Pouvons-nous transférer automatiquement nos prospects de ProspectIn vers Waalaxy?

A ce moment non. Mais ce n’est pas pour vous déranger.

Laisse-moi expliquer.

Lorsque nous avons construit ProspectIn, nous étions loin d’imaginer un tel succès (+ 50k utilisateurs dans le monde aujourd’hui). Développé par deux développeurs juniors, il accumule ce que nous appelons une «dette technique».

En d’autres termes plus métaphoriques, nous avons développé ses fondations pour y construire une maison et en fait un bâtiment. 😅

Le résultat? Il n’est plus possible d’ajouter un balcon ou une fenêtre sans que le tout ne s’effondre.

Nous avons donc décidé de créer Waalaxy. Une version améliorée de ProspectIn, construite à partir de zéro. Un produit dans lequel nous pourrions ENFIN réaliser les rêves de tous nos clients. Ces fonctionnalités que les gens nous demandent depuis des mois.

Oui, vous savez… la variable «entreprise» dans les messages, l’API ouverte, la synchronisation avec les CRM, l’email…

Et avec de nouvelles fondations vient un nouveau modèle de données. Qu’est-ce que ça veut dire?

Fondamentalement, la façon dont les données sont stockées et gérées sur ProspectIn et Waalaxy est très différente. Développer un transfert automatique est donc théoriquement possible mais présente deux inconvénients:

  • Plusieurs semaines de développement (pendant lesquelles le produit n’est pas amélioré et je peux vous dire que nous avons déjà beaucoup de travail à faire avec les fonctionnalités de la feuille de route!)
  • Un risque de bugs complexes majeurs, insolubles et affectant votre utilisation de Waalaxy. Admettez-le, ce serait dommage de passer à un meilleur produit et de vous retrouver avec beaucoup de bugs.

C’est pourquoi, pour le moment, nous avons choisi de transférer les données de ProspectIn vers Waalaxy.

Aussi, l’import CSV récupère, pour le moment, uniquement les URL LinkedIn à partir du fichier. Toutes les autres données sont ignorées, pour des raisons de qualité des données (s’assurer que les données importées sont bonnes) et d’expérience utilisateur (beaucoup plus facile que d’avoir à mapper un fichier CSV; si vous ne savez pas ce qu’est «mapper un fichier CSV», alors soyez heureux que nous n’ayons pas développé la fonctionnalité 😅

Mais attention, cela ne veut pas dire qu’il n’y a pas de solution. J’explique tout ici 😁

À l’ordre du jour:

  • Option 1: transférez vos leads pour éviter de la recontacter
  • Option 2: transférez vos leads tout en conservant l’historique ou les tags
  • FAQ

Est-ce que c’est allumé? 😇

Option 1: Transférez vos prospects pour éviter de les recontacter

La technique que nous allons utiliser pour le transfert est l’exportation / importation au format CSV.

Fondamentalement, nous allons exporter les données de ProspectIn puis les réimporter dans Waalaxy.

Ici, je vais vous montrer comment exporter TOUS vos prospects à la fois. 👇

⚠️⚠️ avec cette méthode, aucun moyen de conserver l’historique de vos leads (messages reçus, notes reçues, tags etc…) ⚠️⚠️

L’idée ici est la suivante: nous voulons transférer nos prospects de ProspectIn vers Waalaxy pour éviter de les recontacter à l’avenir avec Waalaxy (en s’appuyant sur la fonction anti-duplication de Waalaxy). Il n’y a aucune tentative de travailler sur la base préexistante ou de garder un semblant d’informations sur ces prospects.

Pourquoi choisir cette méthode si elle ne garde pas l’historique?

Tout d’abord, cette méthode est beaucoup plus simple que la seconde. Garder un semblant d’histoire va être vraiment long et ennuyeux. 😅

Deuxièmement, parce que nous envisageons déjà d’autoriser la récupération d’autres données dans une importation CSV. Ainsi, en choisissant cette méthode, vous vous assurez de ne plus recontacter vos anciens prospects dans un proche avenir, jusqu’à ce que vous puissiez effectuer un transfert plus propre et plus complet dans les semaines à venir.

Nous comptons développer cette possibilité d’ici la fin de l’été.

Exporter vos leads depuis ProspectIn

Pour ce faire, rendez-vous sur la page ProspectIn Prospects.

Ensuite, choisissez d’exporter vos prospects comme indiqué dans le GIF suivant:

Remarque: si vous avez plus de 2500 leads, ils ne peuvent pas tous être importés en même temps dans Waalaxy. Vous avez alors deux options:

  • Filtrer par campagne par exemple, soit directement depuis la page des leads en exportant les leads, en fonction des filtres appliqués, soit depuis la page Campagnes.
  • Divisez votre CSV en plusieurs CSV de moins de 2500 lignes avant de l’importer dans Waalaxy

Importez vos leads dans Waalaxy

Cette fois, nous apporterons les leads dans Waalaxy avec le fichier que nous venons d’exporter depuis ProspectIn. Téléchargez-le depuis votre boîte aux lettres.

  1. Ouvrez le fichier avec Excel et transformez les données au bon format
  2. Ne gardez que les URL LinkedIn. Pour ce faire, copiez la colonne «LinkedIn Urls», puis appuyez sur Ctrl + A => Supprimer les données puis collez la colonne que vous venez de copier.
  3. Enregistrez le fichier.

S’il y a plus de 2500 fils, divisez-le en plusieurs fichiers de moins de 2500 lignes. (Voir la FAQ)

Ensuite, créez une liste sur Waalaxy

(les listes sur Waalaxy sont équivalentes aux campagnes sur ProspectIn). Vous pouvez l’appeler «Liste noire» ou «Ne pas contacter», puisque c’est le but de cette liste.

Ensuite, faites autant d’importations CSV que de fichiers différents, les uns après les autres (attendez qu’une importation soit terminée avant de commencer la suivante).

C’est ça. Vous avez choisi l’option 1 et vous aviez raison. 😜

Option 2: Transférez vos leads et leurs données (tags & historique)

Erf. Pour être honnête, je ne voulais pas écrire cette partie. 😅

Tout d’abord parce que cela ne résout que partiellement le problème. Et en plus parce que c’est une vraie douleur dans le cul et qu’on va être harcelé dans le soutien, je peux le sentir.

Mais alors, nous sommes déjà inondés de support. Un peu plus un peu moins… 😂

Comment ça marche?

Attention, laissez-moi clarifier tout de suite: il n’est pas possible de transférer l’intégralité de l’historique et des tags de vos prospects.

Ici, nous utiliserons la logique suivante:

  • Si je filtre mes leads dans ProspectIn avec un attribut donné, je ne peux exporter que ces leads dans un CSV ou si j’importe tout et trie le CSV correctement,
  • De cette façon, je peux importer chaque type de profil dans une liste différente sur Waalaxy et obtenir une nouvelle catégorisation.

En bref: vous ne pouvez pas faire tous les filtres que vous voulez et plus vous en faites, plus la manipulation est longue et fastidieuse.

Allons-y, allons-nous? Bonne chance. 😅

Jouer avec les filtres ProspectIn

Supposons que vous souhaitiez conserver la segmentation suivante: les campagnes ProspectIn et les tags sur les leads.

Fondamentalement, si vous avez un CRM ProspectIn comme:

Nous allons exporter consécutivement les profils «Campagne A & Tag 1», «Campagne A & Tag 2», «Campagne B & Tag 3», «Campagne B & Tag 4».

Attention: si vous avez un profil tagué «Tag1 & Tag2», cela compliquera tout: vous devrez exporter «Campagne A & Tag 1 & Tag 2» puis «Campagne A & Tag 1 et non Tag2» etc…

Si vous avez des prospects avec plus de 2 tags, cette technique sera très longue. Je vous conseille la suivante qui consiste à jouer directement dans un fichier CSV.

Option 2.A: Exporter mes prospects avec des filtres

Pour suivre la première logique évoquée, vous pouvez vous rendre dans vos campagnes ProspectIn et suivre le GIF ci-dessous.

Répétez l’opération autant de fois que nécessaire (si besoin vous pouvez également exporter depuis la page «Prospects», au cas où vous ne voudriez pas filtrer par «Campagnes» par exemple).

Comprenez qu’il est possible de faire l’opération avec tous les filtres que vous souhaitez, mais que vous devrez obtenir à chaque fois un fichier CSV que vous ne souhaitez pas retraiter afin de l’importer dans une liste séparée sur Waalaxy. Excluez donc les autres filtres.

Autant dire que si vous voulez les prospects de la campagne B, ayant reçu la note A, le message 2 et non le message 3, tagués «Tag 1» ou «Tag2».

Bonne chance.

Bonne chance

Parce que je te le rappelle, Waalaxy le fera seulrécupérer URL LinkedIn.

Ou, comme mentionné ci-dessus, vous attendez quelques semaines jusqu’à ce que la fonctionnalité d’importation complète soit fonctionnelle. 😅

Cette technique présente un autre inconvénient: ProspectIn dispose d’une sécurité anti-spam qui vous oblige à attendre 10 minutes entre 2 exportations (oui les exportations ont tendance à avoir un impact important sur nos serveurs…). Vous devrez donc être patient ou choisir l’option 2B.

Option 2B: retraiter une exportation CSV

Il existe une autre possibilité, qui consiste à exporter tous vos prospects depuis ProspectIn en CSV, puis les re-trier plus ou moins manuellement dans votre fichier, afin de les importer par petites fractions plus précises.

Pour ce faire, nous allons ouvrir notre fichier CSV dans Excel et définir la première ligne comme «Filtres», ce qui nous permettra de retrouver les filtres de la page Prospects.

Pour ce faire, sélectionnez la première ligne, allez dans l’onglet «Données» => «Filtre»

filtre-excel-csv

Ensuite, c’est très simple, combinez les filtres entre eux pour obtenir la segmentation souhaitée.

Par exemple, je choisirai ici les prospects « Inconnus » avec le tag « Homme » OU « Femme ».

Vous obtiendrez alors les listes souhaitées.

Il ne reste plus qu’à extraire les URL LinkedIn (pour éviter les problèmes lors de l’importation) en copiant la colonne en question et en l’important dans un nouveau fichier Excel, que nous enregistrerons au format CSV.

Encore une fois, je ne montre pas toutes les possibilités de filtrage. A vous de trouver celles qui vous conviennent en fonction de la segmentation que vous souhaitez obtenir dans Waalaxy.

Importer vos leads dans Waalaxy

Une fois que vous avez obtenu tous vos fichiers CSV, qui pour rappel, doivent:

  • Contiennent moins de 2500 lignes chacun,
  • Ne contiennent que des URL LinkedIn.

Vous pouvez ensuite les importer dans Waalaxy. 👇

Vous devrez ensuite créer une liste pour vous-même pour chaque segmentation de prospect que vous souhaitez ajouter. De cette façon, vous n’aurez plus exactement la même navigation qu’avant.

Pourquoi?

Car au moment de la rédaction de ce tutoriel, les filtres «Non balisé par» et les transferts de liste ne sont pas encore disponibles.

Ne vous inquiétez pas, dès qu’il sera développé, il sera possible de trouver un équivalent de vos campagnes ProspectIn, en jouant sur les tags.

Il vous suffit de créer une liste sur Waalaxy (les listes sur Waalaxy sont équivalentes aux campagnes ProspectIn) pour chaque fichier. Je vous conseille de bien les nommer en fonction de chaque segmentation de prospect.

Ensuite, faites autant d’importations CSV que de fichiers différents, les uns après les autres (attendez qu’une importation soit terminée avant de commencer la suivante).

Conclusion

Nous sommes vraiment désolés que ce soit si compliqué de faire le transfert jusqu’à présent. Nous avons préféré travailler sur le produit et ses fonctionnalités plutôt que sur le transfert, qui aurait coûté cher dans le temps et aurait apporté de nombreuses instabilités sur le long terme.

Néanmoins, nous travaillons déjà sur des solutions plus pratiques. Alors choisissez l’option 1 et revenez dans quelques semaines 😁.

Questions fréquemment posées

Je ne reçois pas le fichier CSV de Prospectin

Malheureusement, parfois nous allons au SPAM. Je vous invite donc à vérifier que ce n’est pas le cas. L’export peut prendre quelques minutes, surtout si votre base de prospects est importante (> 10k prospects). Vérifiez également que vous avez saisi le bon email pour l’envoi (par défaut, il s’agit de l’email associé à votre compte LinkedIn).

Puis-je transférer des leads d’une liste à une autre sur Waalaxy?

Cette fonctionnalité n’est pas encore disponible sur Waalaxy mais sera disponible fin juin 2021. Nous vous tiendrons informés par mail des différentes mises à jour 😁.

Pourquoi mes prospects apparaissent-ils sous forme d’URL et comment puis-je le faire?

Lors d’une importation CSV, seules les URL Linkedin sont récupérées du fichier, et ceci pour garantir la qualité des données. Ainsi, votre prospect apparaît sous forme d’URL dans vos listes.

Les données complètes seront récupérées sur LinkedIn lorsque vous effectuez une première action (visite, invitation, suivi, message) sur LinkedIn.

Nous faisons cela pour éviter de récupérer des milliers d’informations de profil sur LinkedIn, ce qui mettrait votre compte en danger.

Cependant, certains profils peuvent déjà être complétés dans vos listes. Cela signifie que leurs données ont déjà été complétées par un autre utilisateur.

Puis-je utiliser Prospectin et Waalaxy en même temps?

Il n’est pas recommandé d’utiliser ProspectIn et Waalaxy en même temps. Les deux outils ne communiquent pas entre eux. Ce faisant, vos quotas quotidiens et les délais entre les actions ne seront pas respectés et nous ne serons pas en mesure de garantir la sécurité de votre compte LinkedIn.

Comment fractionner mon fichier CSV s’il contient plus de 2500 lignes?

Pour diviser un fichier CSV de plus de 2500 lignes en plusieurs, vous pouvez utiliser un site tel que splitCSV.com

Peut-être êtes-vous entre plusieurs chefs de sociétés, ou responsables commerciaux, qui ne sont pas encore passés au Social Selling, et qui n’ont pas relativement exploré les possibilités de LinkedIn Sales Navigator. Pourtant, si vous avez une entreprise de btob, LinkedIn Sales Navigator est à coup sûr le meilleur outil pour prospecter de nouveaux clients, rien de moins… ( Et toutefois, je n’ai pas d’actions chez Microsoft, propriétaire de ce réseau professionnel ! )

Qu’est-ce que LinkedIn Sales Navigator ? Sur LinkedIn, Sales Navigator est intégré dans la formule Vendeurs. Après un mois gratuit, le tarif démarre à 59, 49 € chaque mois ( en choisissant le paiement annuel ). Il vous donne accès à un ensemble de fonctionnalités rendant possible le fait d’optimiser ce que l’on nomme le Social Selling. Bien sûr, comme pour les autres formules payantes, vous pouvez voir qui a consulté votre profil ces derniers jours. Mais Sales Navigator vous permet beaucoup d’autres possibilités. Par exemple, vous pouvez trouver des clients potentiels qualifiés avec l’outil Lead Builder. Il vous permet de filtrer les membres de Linkedin selon différents critères : mots-clés, lieu, relations, fonction, entreprise, groupes, etc. Vous pouvez les filmer dans votre liste de clients potentiels.

Peut-être êtes-vous parmi divers chefs d’entreprise, ou responsables commerciaux, qui ne sont pas encore passés au Social Selling, et qui n’ont pas vraiment exploré les possibilités de LinkedIn Sales Navigator. Pourtant, si vous avez une entreprise de b2b, LinkedIn Sales Navigator est à coup sûr le meilleur outil pour démarcher de nouveaux clients, rien de moins… ( Et toutefois, je n’ai pas d’actions chez Microsoft, propriétaire de ce réseau professionnel ! )

{De lui-même, le réseau social vous proposera même des futurs clients selon des critères que vous aurez paramétrés. Vous pouvez suivre, en temps vrai, tous les changements importants dans l’actualité de vos prospects. Il change de boite ? il est bienvenue de progresser un partenariat avec une nouvelle entreprise. Il a de nouveaux prospects ? que dirais tu de diffuser la bonne parole ?

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