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Comment tirer le meilleur parti d’Outlook People

Outlook People est une liste de contacts basée sur le cloud que vous pouvez trouver dans votre suite de services Microsoft.

Au lieu d’utiliser une liste de contacts traditionnelle non cloud que vous continuez à déplacer d’un appareil à l’autre, Outlook People peut servir de liste de contacts personnelle basée sur le cloud.

Votre liste de contacts peut être consultée via Outlook.com (anciennement Hotmail ou Live), mais il est courant d’accéder et de gérer les contacts via le logiciel de bureau Outlook sur Windows et Mac, ou via ses applications mobiles.

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Les applications sur ordinateur de bureau et mobile sont destinées à être utilisées comme une suite bureautique pour la gestion des e-mails, du calendrier et des tâches.

Dans cet article, nous expliquerons comment tirer le meilleur parti d’Outlook People, y compris comment le configurer, ainsi que quelques trucs et astuces pour consolider le succès.

Accéder aux contacts Outlook via Windows 10

Configuration des contacts Outlook

Vous pouvez créer un compte gratuitement sur outlook.com ou utiliser un compte professionnel Microsoft Office 365 payant.

Vous pouvez choisir entre un Exchange sur site, un Exchange hébergé, hébergé en ligne avec un service comme GoDaddy ou Microsoft, ou pour obtenir un abonnement Outlook 365.

En bref, vous devriez opter pour un abonnement Outlook 365 si vous voulez que votre logiciel soit toujours à jour avec les dernières versions des logiciels Microsoft.

Exchange est généralement destiné aux entreprises ou aux entreprises qui souhaitent une stabilité et un contrôle sur le logiciel, par exemple, votre environnement commercial ne peut pas faire face aux changements soudains de l’UX alors que Microsoft effectue ses mises à jour.

Quelle que soit l’épine dorsale de votre Outlook, il contiendra une liste de contacts organisés qui doivent être gérés efficacement dans le logiciel de Microsoft ; et également sur votre téléphone, tablette, ordinateur de bureau et dans vos applications professionnelles. Vous pouvez également synchroniser votre liste de contacts Outlook avec le carnet d’adresses standard de votre smartphone.

Ce guide se concentrera sur les contacts au sein des abonnements Office 365.

Meilleures pratiques Microsoft Office

1. Google vs Outlook : quelle est la différence ?

Outlook People et Google Contacts sont tous deux utilisés dans le même but : stocker vos contacts dans le cloud afin qu’ils puissent être utilisés sur plusieurs plateformes (mail, téléphone, calendrier, etc.).

Si vous utilisez déjà des applications Microsoft, il est logique d’utiliser Outlook People. Si vous utilisez des applications Google, il est logique de vous en tenir à Google Contacts.

Si vous êtes actif dans les deux environnements d’application, vous devez configurer une synchronisation entre Google et Outlook pour vous assurer que vos contacts sont constamment à jour. Google fournit une solution de synchronisation gratuite et inclut également une synchronisation de calendrier.

Cette synchronisation gratuite est très basique et ne peut synchroniser que des données sans filtres ni segmentations. Si vous souhaitez une synchronisation plus nuancée (par exemple, ne synchronisant que certains dossiers ou un segment de contacts), vous pouvez vous fier à une solution telle qu’une synchronisation de données bidirectionnelle.

Une différence majeure entre les deux est qu’Outlook utilise des dossiers et des catégories de contacts, ce qui permet plus de structure. Les administrateurs travaillant dans un environnement Microsoft contrôlent la façon dont les contacts peuvent être partagés et organisés entre les équipes.

Google contre Outlook

2. Organisez vos contacts à l’aide de dossiers.

Le dossier par défaut est « Contacts ». Cependant, il est utile de créer des dossiers séparés à côté de ce dossier de contacts.

Pour des raisons de performances, il est préférable de diviser vos contacts en dossiers de sous-groupe de 10 000 contacts maximum chacun.

L’un des avantages des dossiers est qu’ils sont fournis avec des autorisations de partage. Cela signifie que vous pouvez partager des contacts au sein de votre équipe.

Il est important de noter que lorsque vous accédez à vos contacts via un appareil mobile ou via le Web, vous ne pouvez pas déplacer un contact dans un dossier différent. Lorsque vous êtes sur un iPhone, vous pouvez choisir de basculer la visibilité de différents dossiers en vous répartissant en groupes.

Vous avez plus de flexibilité si vous accédez à vos contacts via votre bureau, par exemple, vous pouvez déplacer en bloc des contacts d’un dossier racine vers un autre. Vous pouvez également choisir de regrouper divers dossiers en une seule vue, en les laissant « cochés » dans la barre latérale.

Un dossier de contacts ressemble à ceci dans l’application Web Outlook :

Dossier de contacts sur l'application Web Outlook

Les listes de contacts dans Outlook sont des listes de distribution. Vous pouvez envoyer des e-mails à une liste de contacts si vous souhaitez atteindre plusieurs personnes en même temps.

3. Structurez vos contacts avec des catégories.

Vous pouvez utiliser des catégories de couleurs pour regrouper les éléments associés dans Outlook, notamment les e-mails, les notes, les contacts et les réunions. Vous pouvez également appliquer plusieurs catégories de couleurs. Les catégories de couleurs sont essentiellement similaires aux balises.

Outlook est livré avec un ensemble de catégories par défaut, cependant, vous pouvez renommer ces catégories pour répondre aux besoins de votre entreprise. Pour attribuer une catégorie plus cool à un e-mail, clic droit sur l’e-mail dans la liste des messages, sélectionnez Classer par catégories, puis sélectionnez la catégorie de couleur.

Pour attribuer une catégorie de couleur à partir du volet de lecture ou d’un message ouvert, sélectionnez Classer par catégories du Mots clés groupe sur le ruban, puis sélectionnez une catégorie dans la liste.

Si vous ne voyez pas Classer par catégories sur le ruban, sélectionnez le menu déroulant sous « Tags ».

Catégories dans la version de bureau d'Outlook

4. Partagez vos contacts.

Dans les environnements d’entreprise, l’administrateur Exchange est en mesure de configurer les paramètres des contacts afin que les contacts puissent être partagés entre collègues.

Si vous n’avez pas d’administrateur Exchange, vous pouvez partager des contacts en procédant comme suit :

• Du Contacts onglet, faites un clic droit sur votre Contacts et choisissez Partager, alors Dossier Autorisations.

• Dans l’onglet Autorisations, vous pouvez ajouter ou supprimer des utilisateurs auxquels vous avez délégué l’accès à votre calendrier.

• Pour ajouter un nouveau délégué, sélectionnez Ajouter… et recherchez l’utilisateur souhaité par nom de famille. Vous pouvez effectuer une recherche dans la liste d’adresses globale ou dans votre liste de contacts personnels en sélectionnant la liste déroulante appropriée sous Carnet d’adresses. Sous le Autorisations, rubrique choisissez le niveau de détail que vous souhaitez fournir à l’utilisateur.

• Pour supprimer un délégué, sélectionnez l’utilisateur et choisissez Supprimer.

• Cliquez sur Appliquer, alors ok.

Propriétés du calendrier

Vous pouvez également partager vos catégories de couleurs avec d’autres collègues. Les catégories de couleurs sont stockées dans le dossier principal du calendrier de votre boîte aux lettres. Vous devez donc d’abord partager votre dossier de calendrier.

Sélectionnez la personne avec qui vous souhaitez partager vos catégories de couleurs puis cliquez sur Tous les détails sous le Lire section.

5. Utilisez la saisie semi-automatique autant que vous le pouvez.

Grâce à la saisie semi-automatique, vous n’aurez plus jamais à saisir une adresse e-mail complète. Tapez simplement les premières lettres et laissez la saisie semi-automatique faire son travail.

Personnes à saisie semi-automatique du calendrier Outlook

6. Analysez les nouveaux contacts à partir des signatures électroniques.

Evercontact est un excellent outil pour vous libérer des fastidieux copier-coller qui accompagnent souvent le fait d’avoir un carnet d’adresses à jour. Son service analyse automatiquement les signatures électroniques et enregistre ces informations de contact nouvelles et mises à jour directement dans vos contacts Outlook.

Cela signifie qu’Evercontact peut extraire l’adresse et le numéro de téléphone de la signature du contact et l’ajouter au contact dans Outlook.

Evercontact dispose également d’une fonction de flashback qui vous permet de récupérer des contacts d’il y a jusqu’à cinq ans. Et, avec le plugin Chrome, vous pouvez récupérer des contacts à partir de n’importe quelle page Web et les enregistrer immédiatement dans votre carnet d’adresses en un seul clic.

Tableau de bord Evercontact pour Office365

7. Analysez les nouveaux contacts des cartes de visite.

Je suis sûr que vous avez une carte de visite ou deux (cent) qui traîne quelque part sur votre bureau. Avouons-le : qui veut passer son temps à saisir manuellement les informations dans son carnet d’adresses ? Heureusement, vous n’en avez pas besoin. Il y a une application pour ça.

Ce scanner de cartes de visite vous permet de numériser des cartes de visite et de les ajouter à une liste de contacts que vous pouvez connecter à votre compte Outlook. Il corrige même les enregistrements de contacts en désordre, recherche les doublons, ajoute des profils sociaux à vos contacts et vous permet d’ajouter des cartes de visite à partir de votre ordinateur en un seul glisser-déposer.

Adieu, saisie manuelle des données !

Utiliser Outlook People sur votre smartphone

L’application Outlook People sur Android est une option pratique pour garder vos contacts, rendez-vous, e-mails et notes à portée de main.

Votre smartphone est déjà livré avec des applications intégrées pour les calendriers et les contacts, et vous pouvez synchroniser vos données Outlook avec ces applications natives. Voici comment:

1. Vérifiez que Calendrier est activé pour votre compte.

Allez au Calendrier dans l’application Outlook et appuyez sur les trois lignes dans le coin supérieur gauche.

Sous vos comptes de messagerie, assurez-vous Calendrier est sélectionné.

Si votre adresse e-mail n’est pas affichée dans la liste, elle n’est pas configurée à l’aide d’Exchange ActiveSync. Vous devrez supprimer et rajouter votre compte, mais assurez-vous de ne pas utiliser de connexion IMAP.

2. Vérifiez que l’accès aux contacts est autorisé pour Outlook.

Les étapes peuvent varier entre les appareils et entre les systèmes d’exploitation.

Pour iOS: Ouvert Paramètres puis faites défiler vers le bas et appuyez sur Outlook > Contacts, Actualiser l’App en arrière plan doit être allumé.

Pour Android: Ouvrir le téléphone Paramètres > Applications > Outlook > S’assurer Contacts est autorisé.

Ensuite, ouvrez l’application Outlook et accédez à Paramètres > appuyez sur votre compte > appuyez sur Synchroniser les contacts.

Synchronisez vos données Outlook avec votre téléphone

Tous vos contacts resteront synchronisés, même si vous apportez des modifications sur votre téléphone, depuis un autre appareil ou depuis n’importe quel navigateur Web.

Si vous supprimez un contact Outlook de votre appareil, il sera également supprimé d’Outlook People, ce qui le supprimera également d’autres emplacements, tels qu’Outlook sur votre bureau ou tout autre appareil que vous avez connecté.

Comment supprimer les contacts en double dans les contacts Outlook

Dans l’interface Web d’Outlook, vous pouvez rechercher et supprimer les doublons à l’aide de la fonctionnalité « Nettoyer les contacts ».

Allez sur outlook.com > Contacts > Gérer > Nettoyer les contacts

Les utilisateurs d'Outlook nettoient les contacts

Suivre ces étapes vous aidera non seulement à configurer votre compte Outlook, mais vous préparera également à un succès à long terme dans la communication par e-mail. Plus votre boîte de réception est propre et organisée, plus il sera facile de trouver des contacts spécifiques, de consulter les conversations précédentes avec les clients et de rester au courant de toutes vos tâches de travail quotidiennes.

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Peut-être êtes-vous entre les nombreux chefs d’entreprise, ou responsables commerciaux, qui ne sont pas encore passés au Social Selling, et qui n’ont pas relativement exploré les possibilités de LinkedIn Sales Navigator. Pourtant, si vous avez une entreprise de btob, LinkedIn Sales Navigator est certainement le meilleur outil pour prospecter de nouveaux clients, rien de moins… ( Et toutefois, je n’ai pas d’actions chez Microsoft, propriétaire de ce réseau professionnel ! )

Qu’est-ce que LinkedIn Sales Navigator ? Sur LinkedIn, Sales Navigator est intégré dans la formule Vendeurs. Après un mois gratuit, le tarif démarre à 59, 49 € tous les mois ( en choisissant le paiement annuel ). Il vous offre accès à un ensemble d’options rendant possible le fait d’optimiser ce que l’on appelle le Social Selling. Bien sûr, comme pour les autres formules sont disponibles payantes, vous pouvez voir qui a consulté votre profil ces derniers jours. Mais Sales Navigator vous permet bien d’autres possibilités. Par exemple, vous pouvez chercher des prospects compétent avec l’outil Lead Builder. Il vous permet de filtrer les membres de Linkedin selon différents critères : mots-clés, lieu, relations, fonction, entreprise, groupes, etc. Vous pouvez les filmer dans votre liste de prospects.

Peut-être êtes-vous parmi plusieurs chefs de sociétés, ou responsables commerciaux, qui ne sont pas encore passés au Social Selling, et qui n’ont pas vraiment exploré les possibilités de LinkedIn Sales Navigator. Pourtant, si vous avez une entreprise de btob, LinkedIn Sales Navigator est sans aucun doute le meilleur outil pour prospecter de nouveaux clients, rien de moins… ( Et pourtant, je n’ai pas d’actions chez Microsoft, propriétaire de ce réseau professionnel ! )

{De lui-même, le réseau social vous proposera même des prospects selon des critères que vous aurez paramétrés. Vous pouvez suivre, en temps réel, tous les changements importants dans l’actualité de vos client potentiel. Il change de boite ? c’est le moment de croître un partenariat avec une nouvelle entreprise. Il a de nouveaux client potentiel ? pourquoi ne pas diffuser la bonne parole ?

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