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Comment organiser une réunion de vente efficace en moins de 20 minutes

Les réunions de vente sont cruciales pour le succès d’une équipe de vente… lorsqu’elles sont bien faites. Mais une réunion mal gérée et désorganisée n’est pas seulement gênante – c’est une perte de temps pour tout le monde.

Au cours de ma carrière, j’ai appris à organiser des réunions de vente productives qui durent 20 minutes, pas plus. Mon système nous permet de couvrir toutes les bases sans passer trop de temps sur un seul point de l’ordre du jour.

Apprenez à organiser des réunions de vente plus efficaces à l'aide de ce manuel.

Dans mon équipe, la question primordiale pour ces réunions est, « Comment pouvez-vous faire progresser chaque transaction le plus rapidement possible et rester sur la bonne voie vers votre objectif ? »

Nos réunions de vente ont deux axes principaux :

1. Demandez les statuts des transactions.

Le vendeur et moi-même examinons chaque transaction dans notre CRM qui est sur le point de se conclure. Ils me donnent un statut – par exemple, si nous essayons de vendre à ACME Corporation, je demanderai au représentant s’il a contacté récemment.

S’ils ne l’ont pas fait, je poserai quelques questions simples sur l’accord. Cela instille généralement une certaine urgence à contacter le prospect. Ensuite, nous couvrirons les transactions dans les premières étapes du processus de vente.

2. Suivre les progrès de la sensibilisation.

L’objectif de chaque représentant est d’atteindre 150 personnes par semaine par e-mail ou par téléphone. Lors de nos réunions, je leur demande combien d’e-mails et d’appels ils ont enregistrés depuis notre dernière réunion.

Si nécessaire, regardez les données pour obtenir un nombre exact. Il y a de fortes chances que vos représentants surestiment ou sous-estiment la quantité de travail qu’ils effectuent.

C’est comme ça qu’on le fait:

Nos commerciaux utilisent ce modèle Google Sheets pour suivre leur travail. Nous avons mis en place des règles de mise en forme conditionnelle de sorte que si un commercial atteint une cible (disons 200), la cellule devient verte.

feuille de calcul de réunion de vente 1

Les couleurs changent en fonction de la distance à laquelle quelqu’un se trouve. C’est une progression progressive du rouge au vert.

Les résultats se sont améliorés depuis que nos vendeurs ont commencé à suivre ce processus. Nous avons également constaté une augmentation du nombre de réunions qu’ils ont réservées en remplissant ces documents.

Avant de mettre cela en œuvre, nous avons donné un objectif à notre équipe de vente, par exemple, réserver deux à trois réunions par semaine.

feuille de calcul de réunion de vente 2

Notre nouvelle structure aide les commerciaux à voir exactement ce qu’ils doivent faire chaque jour. Cela rend l’exécution beaucoup plus simple et plus facile.

Plus important encore, cela nous aide à garder nos réunions courtes. Toutes les informations dont nous avons besoin se trouvent dans le document, de sorte que nos réunions sont verrouillées sur ce qui est le plus important.

Pour voir une ventilation complète de ce document et l’obtenir comme modèle, regardez cette vidéo.

Toute réunion de vente efficace commence par un ordre du jour ciblé et intentionnel. Examinons de plus près la valeur et la nécessité de cet élément clé.

Ordre du jour de la réunion de vente hebdomadaire

Un ordre du jour est le cœur de toute réunion de vente productive. En avoir un clairement défini et bien structuré aidera vos commerciaux à comprendre exactement avec quelles informations ils peuvent s’attendre à quitter une réunion donnée.

Pour la plupart des équipes de vente, les réunions de vente hebdomadaires sont un endroit pour discuter des accords de vente, des objectifs et des projets en cours. Ces points devraient occuper la majeure partie de votre ordre du jour. Voici une suggestion de ce à quoi pourrait ressembler le vôtre :

  1. Revoir les chiffres de la semaine dernière.
  2. Planification pour cette semaine.
  3. Répondre à toutes les questions des commerciaux.
  4. Éléments de discussion (attribution de tâches spécifiques, etc.).

Une fois que vous avez défini votre ordre du jour, envoyez une invitation de calendrier à votre équipe afin qu’elle sache quand et où la réunion a lieu. Utilisez les conseils suivants pour garder votre réunion sur la bonne voie le moment venu.

1. Fixez-vous un objectif.

Fixer des objectifs clairs permet de garder les réunions de vente courtes et ciblées. N’oubliez pas que vous demandez du temps aux membres de votre équipe – respectez-le et reconnaissez-le en n’en prenant pas trop.

Alors, quel est le but de vos réunions de vente ? Il peut s’agir de l’un des éléments suivants :

  • Mettre tout le monde au courant.
  • Examen des plans de projet.
  • Définition et suivi des KPI.
  • Résoudre les problèmes et relever les défis.

Idéalement, une réunion de vente aura un seul objectif, mais cela peut être difficile à atteindre. Néanmoins, tant que vous abordez moins de trois objectifs au cours de chaque session, vous pouvez mener des réunions efficaces de manière fiable et cohérente.

Vous pouvez utiliser un modèle d’ordre du jour de réunion pour décrire ces objectifs et le partager avec votre équipe au préalable afin que tout le monde soit sur la même longueur d’onde sur ce à quoi s’attendre lors d’une réunion.

REUNION de venteTélécharger gratuitement

2. Partagez l’ordre du jour.

Nous avons déjà évoqué l’importance d’un ordre du jour concis et bien planifié lorsqu’il s’agit d’organiser des réunions de vente efficaces.

Vous devez partager ces plans avec votre équipe à l’avance. Lorsque les participants sauront sur quoi porte votre réunion, ils seront mieux préparés et plus enclins à s’engager dans une discussion significative.

Fournissez un ordre du jour dans le calendrier d’invitation à une réunion. Cela donne à vos représentants le temps de faire leurs devoirs, de sorte qu’ils viendront avec des idées et des questions pertinentes. Idéalement, vous établirez un ordre du jour cohérent avec des informations mises à jour pour vos réunions chaque semaine. Ce type de continuité permettra à vos réunions de se dérouler aussi efficacement que possible.

3. Créer des normes de rencontre et établir des attentes.

Votre équipe doit disposer d’un ensemble de normes et d’attentes convenues que tout le monde respecte pour une productivité maximale.

Assurez-vous que les normes de vos réunions décrivent les rôles et les responsabilités de toutes les personnes présentes pour aider à minimiser le chaos auquel les grandes équipes sont généralement susceptibles. Voici quelques normes et attentes de respect qui peuvent être utiles pour votre équipe de vente :

  • Les réunions de l’équipe de vente commenceront et se termineront à l’heure.
  • Tous les membres de l’équipe doivent se préparer à discuter des sujets à l’ordre du jour de la réunion.
  • Les membres de l’équipe doivent rester sur la bonne voie.
  • Nous engagerons une conversation à la fois.

En fonction du style de réunion dynamique et actuel de votre équipe de vente, vous pouvez ajuster ces attentes au besoin.

4. Facilitez la conversation pour garder les choses sur la bonne voie.

Nous avons tous assisté à des réunions qui ont un peu déraillé – celles où l’ordre du jour n’a pas été suivi et les principaux objectifs de la réunion n’ont pas été abordés.

Cela peut aller de soi, mais vous devez faire ce que vous pouvez pour éviter ce genre de chaos et l’improductivité qui l’accompagne. Si vous voulez garder les choses sur la bonne voie, demandez à un animateur de superviser vos réunions pour vous assurer que vos représentants restent concentrés et discutent des points à l’ordre du jour.

Que se passe-t-il si l’un des membres de l’équipe soulève un sujet critique ? Si c’est lié à l’ordre du jour, adressez-vous-en. Mais fixez une limite de temps pour ce genre de discussions et soyez prêt à revenir rapidement aux points essentiels de la réunion.

Vous pouvez également mettre en place un « parking » où un membre de l’équipe écrit des sujets importants pour que l’équipe puisse les suivre à une date ultérieure.

5. Demandez aux représentants de fournir les données pertinentes avant la réunion.

Votre agenda comprend-il des informations qui doivent être préparées ou présentées par les commerciaux ? Si tel est le cas, assurez-vous d’avoir mis en place un processus permettant de recueillir ces informations au préalable.

Cela peut inclure un deck standard que vous partagez avec les commerciaux en leur demandant de mettre à jour leurs informations la veille de la réunion. Lorsque vous disposez à l’avance du matériel dont vous avez besoin des représentants, vous ne perdez pas un temps précieux en réunion à la recherche de fichiers ou de données.

6. Partagez les éléments d’action et les prochaines étapes.

Vous avez donc organisé avec succès une réunion de vente efficace avec votre équipe — félicitations. Mais que se passe-t-il quand ça se termine ?

Une réunion de vente doit toujours se terminer par un plan d’action. Si ce n’est pas le cas, ce n’est pas vraiment productif. Vos représentants doivent partir avec un objectif réalisable en tête. Ensuite, lors de la prochaine réunion, vous pourrez discuter s’ils y sont parvenus.

Voici quelques exemples:

  • Amener le client à l’étape de la proposition.
  • Terrain sur un budget défini.
  • Identifiez et prenez rendez-vous avec le décideur.

Assurez-vous d’intégrer ces éléments dans l’ordre du jour de votre prochaine réunion pour assurer la continuité.

Préparation d’une réunion de vente interne

1. Déterminez si cette réunion Besoins se passer.

« Cela aurait pu être un e-mail. »

Ces six mots peuvent frustrer les membres de votre équipe et saper leur confiance en votre management s’ils sont prononcés de manière cohérente. Certaines informations ne justifient pas de prendre du temps sur l’emploi du temps de chacun pour s’asseoir et parler.

Lorsque vous songez à convoquer une réunion, demandez-vous si vos annonces se prêtent à une discussion constructive, sont suffisamment urgentes pour avoir besoin à transmettre immédiatement, et ne peut pas être efficacement relayé par texte ou via un service vidéo comme Loom. Si vous déterminez que vos messages répondent à ces critères, convoquez une réunion. Si ce n’est pas le cas, envisagez d’envoyer un e-mail.

2. Sachez ce que vous essayez de faire passer.

Chaque réunion que vous convoquez doit avoir un objectif clair. Vous devez comprendre ce que vous devez dire, l’intégrer à votre agenda et être prêt à garder votre discussion à la fois concise et informative. Le temps de votre équipe est précieux, assurez-vous de ne pas le gaspiller.

3. Pratiquez toutes les sections qui ne nécessitent pas de discussion improvisée.

Si votre réunion doit tourner autour d’éléments d’action spécifiques, assurez-vous de détailler ce que vous allez dire pour les faire passer. Prenez le temps de répéter ces éléments.

Comme le point ci-dessus, celui-ci concerne la gestion du temps. Réduisez autant de graisse que possible de votre réunion – cela commence par minimiser tout espace de divagation avec la pratique et la préparation.

4. Soyez prêt à appliquer des restrictions de temps.

Les réunions de vente internes efficaces sont généralement limitées dans le temps, et si vous vous attendez à ce que les membres de votre équipe planifient en fonction d’elles, vous devez respecter leurs horaires. Cela signifie fixer des contraintes de temps fermes et les respecter.

Essayez de mettre en avant les aspects clés de votre agenda et laissez les éléments moins importants reculer un peu. Si vous remarquez que vous arrivez à l’heure, vous devez être prêt à couper les choses – et soit sauver le terrain que vous n’avez pas couvert pour la prochaine fois, soit envoyer cette information par e-mail.

5. Invitez les bonnes personnes.

Les informations que vous couvrez lors de votre réunion auront-elles des implications légitimes pour tous vos participants ? Votre organisation commerciale bénéficiera-t-elle de la présence des membres de l’équipe sur lesquels vous appuyez dans la salle pour votre réunion ?

Ce sont des questions que vous devez considérer avant d’inviter quelqu’un à votre réunion. Comme nous l’avons établi, les réunions de vente internes peuvent être une perte de temps frustrante lorsqu’elles sont mal faites – avec le potentiel de nuire au moral – alors assurez-vous d’inviter uniquement les membres de votre équipe qui ont tout à gagner lorsque vous vous préparez.

À quelle fréquence devriez-vous avoir une réunion de vente?

Il n’y a pas de réponse définitive à cette question. La fréquence optimale de vos réunions de vente dépendra de facteurs tels que la taille de votre organisation commerciale, les performances de votre équipe, ce que vous attendez de vos réunions et la culture de votre entreprise.

Une gestion efficace des ventes consiste à trouver un équilibre entre confiance et orientation. Planifier trop de réunions peut vous donner l’impression d’être autoritaire, mais ne jamais en réserver trop peu pourrait vous éloigner des performances de votre équipe.

Comme nous l’avons évoqué plus tôt dans cet article, l’hebdomadaire est souvent l’endroit idéal pour les réunions de vente. Mais ils ne peuvent pas être trop exagérés ou trop longs – s’ils traînent, vous perdrez le temps de tout le monde et le moral de votre équipe pourrait en prendre un coup. Suivez donc ces conseils pour que vos réunions soient courtes et productives.

Note de l’éditeur : cet article a été initialement publié le 4 janvier 2020 et a été mis à jour par souci d’exhaustivité.
Playbook de réunion de vente

Peut-être êtes-vous entre plusieurs chefs d’entreprise, ou responsables commerciaux, qui ne sont pas encore passés au Social Selling, et qui n’ont pas vraiment exploré les possibilités de LinkedIn Sales Navigator. Pourtant, si vous avez une entreprise de btob, LinkedIn Sales Navigator est sûrement le meilleur outil pour démarcher de nouveaux clients, rien de moins… ( Et cependant, je n’ai pas d’actions chez Microsoft, propriétaire de ce réseau professionnel ! )

Qu’est-ce que LinkedIn Sales Navigator ? Sur LinkedIn, Sales Navigator est intégré dans la formule Vendeurs. Après un mois gratuit, le tarif démarre à 59, 49 euros tous les mois ( en choisissant le paiement annuel ). Il vous donne accès à un ensemble d’options vous permettant d’optimiser ce que l’on nomme le Social Selling. Bien sûr, comme pour les autres options sont disponibles payantes, vous pouvez voir qui a consulté votre profil ces derniers jours. Mais Sales Navigator vous permet bien d’autres possibilités. Par exemple, vous pouvez rechercher des futurs clients qualifiés avec l’outil Lead Builder. Il vous permet de filtrer les membres de Linkedin selon différents critères : mots-clés, lieu, relations, fonction, entreprise, groupes, etc. Vous pouvez les filmer dans votre liste de clients potentiels.

Peut-être êtes-vous parmi les nombreux chefs de sociétés, ou responsables commerciaux, qui ne sont pas encore passés au Social Selling, et qui n’ont pas relativement exploré les possibilités de LinkedIn Sales Navigator. Pourtant, si vous avez une entreprise de btob, LinkedIn Sales Navigator est sûrement le meilleur outil pour prospecter de nouveaux clients, rien de moins… ( Et cependant, je n’ai pas d’actions chez Microsoft, propriétaire de ce réseau professionnel ! )

{De lui-même, le réseau social vous proposera même des clients potentiels selon des critères que vous aurez paramétrés. Vous pouvez suivre, en temps réel, tous les changements importants dans l’information de vos contacts. Il change de boite ? il est temps de progresser un partenariat avec une nouvelle entreprise. Il a de nouveaux prospects ? que dirais tu de diffuser la bonne parole ?

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