Avantages, inconvénients et projets à prendre en compte lors de l’embauche d’un tiers

Vous connaissez le sentiment de bonheur que vous ressentez lorsque vous atteignez zéro dans votre boîte de réception ou que vous rayez le dernier élément de votre liste de tâches ? Oui, la plupart d’entre nous non plus. Pour cette raison, de nombreuses entreprises se tournent vers l’externalisation comme outil pour les équipes petites ou surchargées.

Cela ne s’arrête pas là – d’autres entreprises comptent sur l’externalisation pour combler les lacunes en matière de connaissances ou de compétences pour lesquelles elles n’ont pas encore les effectifs ou le budget nécessaires pour embaucher en interne, y compris la publicité payante, la production vidéo et la paie.

Vous pensez devoir externaliser certains projets ? Ici, nous examinerons les avantages et les inconvénients de l’externalisation, la verrons en action avec quelques exemples et explorerons les tâches que les entreprises sous-traitent couramment.

Qu’est-ce que l’externalisation ?

L’externalisation est la pratique consistant à embaucher des spécialistes ou des généralistes externes pour effectuer certaines tâches qui sont traditionnellement effectuées à l’interne. Souvent, cela implique de déléguer des tâches chronophages ou fastidieuses à plusieurs départements, des RH et de la comptabilité à l’administration et au service client.

En fin de compte, l’objectif est de libérer du temps pour que votre équipe se concentre sur des tâches plus génératrices de revenus.

Selon une étude récente de Deloitte, la principale raison pour laquelle les entreprises externalisent est de réduire les coûts d’exploitation. Dans le contexte d’une pandémie, cela a du sens – pour beaucoup, une telle incertitude économique a ramené l’attention sur les chiffres. De plus, il est beaucoup plus facile de mesurer les coûts que d’articuler les avantages, par exemple, de l’agilité ou de la flexibilité.

Les entreprises choisissent également d’externaliser le travail pour améliorer leur façon de faire des affaires, être plus flexibles et améliorer leur vitesse globale de mise sur le marché.

Voyons comment deux entreprises, Slack et WhatsApp, utilisent l’externalisation pour atteindre leurs objectifs commerciaux.

Exemple 1 : Slack

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Slack, un outil de communication sur le lieu de travail, est devenu l’un des salons de discussion d’entreprise les plus populaires. Il est difficile de croire qu’elle doit une grande partie de son succès à l’externalisation.

À l’époque où Slack n’était qu’un prototype approximatif, l’entreprise a embauché une équipe de conception canadienne, MetaLab, pour concevoir l’application à partir de zéro, ainsi que la marque et le site Web.

Tirant parti de l’expertise de MetaLab en matière de conception d’interfaces, l’équipe Slack a remanié son modèle avec des couleurs ludiques et des éléments interactifs.

Depuis son lancement officiel en 2013, Slack est devenue l’application commerciale à la croissance la plus rapide de tous les temps. C’est aussi un excellent exemple de la raison pour laquelle l’externalisation est un outil si puissant pour développer et faire évoluer une entreprise. Cela montre également à quel point l’externalisation peut jouer un rôle même dans les parties les plus cruciales d’une entreprise, telles que son apparence et sa convivialité.

Exemple 2 : WhatsApp

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WhatsApp est une application de messagerie utilisée par des millions de personnes dans le monde pour envoyer des textes, des images et de l’audio. En 2012, la startup décousue ne comptait que 30 employés à temps plein et une poignée d’employés à temps partiel à son siège social californien.

Pour faire évoluer l’entreprise tout en réduisant les coûts, elle a choisi de sous-traiter la majeure partie de son développement à un groupe de développeurs d’applications en Russie. Ce faisant, son équipe californienne pourrait se concentrer sur d’autres fonctions opérationnelles et de support client.

En externalisant, WhatsApp a pu débloquer l’accès à des talents mondiaux à un coût nettement inférieur tout en allégeant la charge de travail de son équipe californienne.

1. Pour : Moins cher que le personnel à temps plein

L’externalisation de certaines tâches, comme la rédaction de contenu ou la comptabilité, peut être moins chère que l’embauche d’un employé à temps plein. Vous économiserez sur les coûts d’intégration, la couverture médicale et l’indemnisation.

2. Avantage : Délai d’exécution plus rapide

Selon la tâche, la personne que vous sous-traitez ne peut prendre en charge qu’un seul projet à la fois. Avoir une personne dévouée à votre travail permet de le faire plus rapidement. La définition d’un calendrier à l’avance permet de déterminer facilement quand vous devez terminer un travail. Étant donné qu’un pigiste n’aura pas à faire face aux autres exigences d’un poste à temps plein, vous pouvez définir des délais agressifs (mais réalistes).

3. Pour : Spécialisation

Besoin d’embaucher un designer spécialisé dans les graphismes en stop-motion ? L’externalisation facilite l’embauche d’une agence ou d’un indépendant qui est un expert en stop-motion au lieu d’un concepteur polyvalent à temps plein qui n’a peut-être pas d’expérience en stop-motion mais qui sera un choix plus réaliste pour les besoins quotidiens. .

4. Pour : Accès à plus de talents

L’externalisation vous permet d’embaucher les meilleurs des meilleurs dans votre domaine de besoin. Vous ne contrôlez pas et n’embauchez pas un employé à temps plein qui répond à une longue liste d’exigences. Au lieu de cela, vous pouvez affiner votre recherche à ceux qui se spécialisent dans un domaine particulier. Par exemple : des recruteurs ayant de l’expérience dans l’aide aux startups pour développer une équipe de base diversifiée.

5. Pour : Peut prévenir l’épuisement professionnel chez le personnel à temps plein

L’externalisation peut vous sauver la mise si vous n’avez pas le budget pour embaucher un poste à temps plein mais que vous avez besoin de soulager un peu votre équipe existante. En supprimant de leurs assiettes des tâches simples ou des projets chronophages, vous pouvez garder vos employés salariés heureux et éviter l’épuisement professionnel et le roulement de personnel coûteux.

6. Inconvénient : ils ne connaissent pas votre entreprise

Bien qu’un bon pigiste fasse de son mieux pour connaître les objectifs, la marque et le style de votre entreprise, il n’est pas réaliste de s’attendre à ce qu’il comprenne votre entreprise comme le fait un employé à temps plein.

7. Inconvénient : Défis de communication

Vous pourriez embaucher un pigiste sans jamais vous rencontrer en personne. Il n’est pas rare de faire affaire avec eux entièrement en ligne ou par téléphone ou par vidéo. Alors que le lieu de travail numérique d’aujourd’hui rend cela de plus en plus facile, les difficultés de communication surviennent inévitablement lorsque l’on travaille dans des fuseaux horaires différents, que l’on joue au téléphone ou que l’on a des difficultés à communiquer par e-mail.

8. Inconvénient : difficulté avec le contrôle de la qualité

Assurez-vous de vérifier leurs progrès tout au long de la période de votre contrat. Il n’y a rien de plus dévastateur pour les deux parties que d’obtenir un produit fini et de constater que votre pigiste a raté la cible.

9. Inconvénient : peut être difficile pour le moral de l’équipe

Si vous externalisez une approche chaleureuse à une autre organisation de vente, votre équipe de vente peut se sentir nerveuse à l’idée que vous vous dirigez vers un programme de vente entièrement externalisé. Si vous externalisez, assurez-vous de communiquer clairement le raisonnement et les objectifs de l’externalisation. Par example, « Nous externalisons la sensibilisation initiale pour donner à notre équipe de vente existante plus de temps pour conclure des affaires de plus grande valeur.« 

10. Inconvénient : Temps de réponse lent

N’oubliez pas que vous n’êtes peut-être pas le seul client d’un freelance. Contrairement à un employé, vous ne pouvez pas dire à un entrepreneur de prioriser un certain projet. Soyez respectueux de leur temps, mais affirmez-vous s’ils ne respectent pas les jalons de votre calendrier convenu.

Comment savoir si vous devez externaliser une tâche

Lorsque vous faites partie d’une petite équipe ou d’une entreprise en pleine croissance, il est difficile d’allouer un budget à d’autres personnes pour effectuer des tâches qui incombent normalement à vous ou à votre équipe interne. Au lieu de penser à l’argent supplémentaire que vous dépenserez, considérez-le comme un investissement dans la croissance et la productivité de votre équipe.

Et avant d’externaliser une tâche ou un projet, ayez une checklist des questions que vous vous posez :

• La tâche est-elle un service principal ou un avantage de votre offre commerciale ? Si oui, envisagez d’embaucher quelqu’un en interne pour faire évoluer la croissance de l’entreprise de manière responsable. Sinon, cela pourrait être une tâche qui vaut la peine d’être externalisée.
• L’externalisation de cette tâche vous libérera-t-elle du temps pour développer votre cœur de métier ou votre produit ? Si c’est un oui, externalisez-le.
• Cela coûtera-t-il moins cher d’externaliser cette tâche que d’embaucher quelqu’un de nouveau ou de s’attaquer à la tâche en interne ? Si oui, externalisez-le.
• Quelqu’un d’autre peut-il accomplir cette tâche mieux et plus rapidement que votre équipe interne ? Si oui, vous devriez sous-traiter.
• Est-ce un besoin rare ou ponctuel ? Si oui, il est temps d’externaliser.
• Cela vous donnera-t-il un avantage concurrentiel pour gérer cette tâche en interne ? Si c’est le cas, essayez d’embaucher du personnel ou de réaliser ce projet en interne pour éviter l’externalisation.

Il est important de savoir quand il est temps d’externaliser et quand s’atteler et développer l’autodiscipline pour terminer les tâches en interne.

En utilisant cette liste de questions comme boussole pour externaliser ou non une tâche, vous vous assurerez que votre décision d’externaliser est toujours la bonne. Ces questions vous permettront de rester honnête et de faire croître votre entreprise régulièrement. Cette liste des meilleurs outils de vente pour les petites entreprises peut également vous aider

Externalisation du marketing et de la conception

Les petites entreprises n’ont souvent pas besoin du volume de travail de contenu et de conception qui nécessite un poste salarié. En employant des rédacteurs et des designers indépendants, les entreprises peuvent plutôt payer par article de blog ou projet créatif.

1. Création de contenu sur les réseaux sociaux
2. Gestion des médias sociaux
3. Création de logos
4. Conception WordPress
5. Création de newsletter
6. Voix off
7. Gestion des webinaires
8. Gestion des e-mails
9. Gestion des données et reporting
10. Création de livre électronique
11. Relecture
12. Création d’images sur toile
13. Gestion des campagnes PPC
14. Rédaction et blog
15. Rechercher
16. Recherche concurrentielle et sectorielle
17. Maintenance Web
18. Conception graphique
19. Préparation de la présentation
20. Soumissions à la conférence
21. Sensibilisation au blog invité
22. Modération des commentaires du blog
23. Production vidéo
24. Conception d’e-mails
25. Baladodiffusion
26. Photoshop
27. Montage vidéo
28. Rédaction de communiqué de presse
29. Relations publiques
30. Optimisation du référencement
31. Audit de site SEO
32. Création de liens
33. Développement d’applications
34. Influencer marketing
35. La photographie
36. retouche photo
37. Gestion du calendrier éditorial
38. Création infographique
39. Étude de marché
40. l’image de marque

Externalisation des tâches administratives

Si vous démarrez une entreprise et avez besoin que votre temps ou celui de votre équipe soit consacré à des projets de grande valeur, externalisez les tâches administratives. Avoir quelqu’un pour gérer votre calendrier, effectuer une saisie de données insensée ou transcrire des minutes de réunion peut vous donner des minutes supplémentaires dans votre journée.

1. Planification du calendrier
2. comptes rendus des réunions
3. Voyager
4. Envoi de carte de voeux
5. Gestion de fichiers
6. Transcription
7. Services de rappel
8. Saisie des données
9. Facturation clients
10. Vérification de la messagerie vocale

Externalisation des ventes et du support

De même, il y a beaucoup de travail administratif dans les ventes et le support. Si vous avez besoin que vos représentants se consacrent uniquement à la sensibilisation et aux démonstrations – et non à la saisie de données – il est peut-être temps de sous-traiter.

1. Génération de leads
2. Service Clients
3. Création de notes de frais
4. Mise à jour CRM
5. Prospection
6. Recherche avant la réunion

Externalisation des RH et des opérations

Vous n’avez pas le temps ou l’expertise pour vous occuper des impôts ou de l’embauche de votre entreprise ? Ce ne sont là que quelques-uns des emplois que vous pouvez externaliser. Cela réduit les erreurs coûteuses et s’appuie sur l’expertise des autres.

1. Entraînement
2. Impôts
3. Paie
4. Recrutement
5. Offre d’emploi
6. Suivi des candidats
7. Tests de sélection des candidats
8. La vérification des antécédents
9. La gestion des contrats
10. Intégration
11. Gestion de projet
12. L’exécution des commandes
13. Gestion de l’inventaire
14. Support Informatique

Externalisation des tâches personnelles

Parfois tout va bien au travail mais votre vie personnelle en souffre. Dans ce cas, embauchez de l’aide pour des tâches comme la lessive, le ménage ou l’épicerie pour vous offrir un meilleur équilibre travail/vie personnelle.

1. Courses personnelles
2. Ramassage et retour à l’école
3. La préparation des repas
4. Épicerie
5. Prise de rendez-vous chez le médecin
6. Ramassage et dépôt du courrier

L’externalisation est une forme de délégation commerciale qui peut vous faire économiser du temps, de l’argent et de l’énergie, mieux dépensés pour développer votre équipe ou votre entreprise. Envisagez d’externaliser là où cela a le plus de sens pour votre entreprise et favorisez un environnement de travail plus sain et de meilleurs résultats.